Encerrar uma empresa é uma decisão difícil, mas que faz parte da realidade de muitos empreendedores. Pode ser uma escolha estratégica para recomeçar em outro modelo de negócio, como também uma necessidade diante de mudanças de mercado, crises ou dificuldades financeiras.
Conforme o Mapa de Empresas 2025, publicado pelo Ministério do Desenvolvimento, Indústria, Comércio e Serviços (MDIC), no segundo quadrimestre de 2025, houve o fechamento de 942.049 empresas. O número destaca a necessidade de compreender como esse processo deve ser feito de maneira adequada e segura.
Encerrar um negócio não precisa resultar em prejuízo ou dor de cabeça. Quando o processo é planejado, o empreendedor pode resolver quitar pendências, prevenir multas e proteger seu CPF e seu patrimônio pessoal.
Neste artigo, você vai entender como encerrar uma empresa com segurança financeira, cumprindo todas as obrigações legais e mantendo o controle até o último dia de funcionamento.
Por que é importante encerrar uma empresa formalmente?
Muitos empreendedores acreditam que é suficiente apenas parar de operar para encerrar um negócio. No entanto, esse erro, embora frequente, pode sair caro.
Manter um CNPJ ativo sem movimentação pode acarretar multas, juros, registro em dívida ativa da Receita Federal, bloqueio do CPF do responsável legal e obstáculos para abrir novos negócios no futuro.
Para evitar pendências fiscais, trabalhistas e contábeis é fundamental encerrar a empresa de maneira formal e organizada. Assim, é possível assegurar que o encerramento não comprometa a saúde financeira pessoal do empreendedor.
Quando considerar o encerramento da empresa
Nem todo fechamento representa fracasso. Em muitos casos, é uma decisão estratégica.
Avalie se o encerramento é o melhor caminho quando houver:
- Fluxo de caixa negativo por longos períodos
- Dificuldade de cumprir obrigações fiscais e trabalhistas
- Mudança de foco de mercado ou modelo de negócio
- Endividamento crescente, sem perspectiva de reversão
- Desinteresse ou falta de tempo para manter o negócio ativo
Se o encerramento for inevitável, o ideal é realizá-lo com planejamento e controle financeiro. Veja como fazer isso passo a passo.
Leia também: Como incluir novas atividades no CNPJ
Boas práticas para encerrar uma empresa com segurança financeira
1. Organize as finanças e verifique pendências
Antes de qualquer medida formal, coloque as contas da empresa em ordem.
Liste tudo o que ainda precisa ser pago, como:
- Impostos (federais, estaduais e municipais)
- Despesas operacionais
- Contratos em andamento
- Salários e rescisões de funcionários
- Empréstimos e financiamentos ativos
Usar uma ferramenta de controle financeiro empresarial, como o Contas Online, facilita essa etapa. A plataforma permite centralizar contas bancárias, classificar despesas e acompanhar o fluxo de caixa até o fechamento completo da empresa.
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2. Quite débitos e obrigações fiscais
Para solicitar a baixa da empresa, é necessário estar em dia com a Receita Federal, a Secretaria da Fazenda e a Prefeitura.
Isso inclui:
- Quitar tributos em aberto (DAS, ICMS, ISS, IRPJ, entre outros)
- Regularizar declarações pendentes
- Cancelar a inscrição estadual e municipal
- Solicitar certidões negativas de débitos, que comprovam a regularidade fiscal
Essas certidões serão exigidas no processo de baixa junto à Junta Comercial. Porém, mesmo que existam débitos em aberto, a empresa pode solicitar o encerramento, conforme orienta a Receita Federal.
Essas dívidas não desaparecem com o fechamento do CNPJ. Elas permanecem vinculadas ao CPF do responsável legal e podem ser cobradas posteriormente, inclusive por meio de execução fiscal.
3. Regularize vínculos trabalhistas
Caso a empresa tenha funcionários, é preciso seguir os trâmites legais da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho).
Entre as obrigações estão:
- Pagamento das verbas rescisórias
- Depósitos de FGTS e INSS
- Envio das informações ao eSocial
- Emissão do Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho (TRCT)
Ignorar essas etapas pode resultar em multas e processos trabalhistas, comprometendo as finanças mesmo após o encerramento do negócio.
4. Elabore o distrato social (para empresas com sócios)
No caso de sociedades, o encerramento deve ser formalizado por meio do distrato social, documento que oficializa a dissolução da empresa.
O distrato deve conter:
- Motivo do encerramento
- Destinação dos bens e dívidas
- Assinatura dos sócios
- Reconhecimento de firma em cartório (em alguns estados)
Depois disso, o distrato precisa ser registrado na Junta Comercial, oficializando a extinção da sociedade.
5. Preencha o Requerimento de Empresário (para empresários individuais e MEI)
Para quem atua como Empresário Individual, a baixa é feita por meio do Requerimento de Empresário, protocolado na Junta Comercial do estado. Nele, o empreendedor declara a cessação das atividades e a extinção da empresa.
Esse processo é mais simples do que o distrato social, mas também requer que todas as pendências fiscais e trabalhistas estejam resolvidas.
Já no caso do MEI (Microempreendedor Individual), o procedimento é gratuito, rápido e pode ser feito totalmente online, no 'Portal do Empreendedor'. Para realizar a baixa, o MEI deve acessar o portal, clicar em “Solicitar Baixa”, informar o CPF e fazer login na conta gov.br.
Após o login, basta confirmar os dados da empresa, marcar a declaração de baixa, clicar em “Continuar” e emitir o comprovante de situação cadastral de baixa, que fica disponível logo após a confirmação do cancelamento do CNPJ.
Atenção:Mesmo com guias DAS em atraso, a baixa pode ser solicitada, mas as dívidas continuarão vinculadas ao CPF do titular. Após o encerramento, o MEI ainda deve entregar a Declaração Anual do Simples Nacional – Situação Especial (Extinção), informando o faturamento até a data de encerramento.
6. Solicite a baixa do CNPJ e demais inscrições
Com os documentos em mãos, acesse o site da Receita Federal e solicite o cancelamento do CNPJ. Em muitos casos, a baixa na Junta Comercial gera a exclusão automática, mas é importante confirmar a situação do CNPJ no sistema da Receita.
Também é necessário:
- Encerrar a inscrição estadual e municipal
- Cancelar alvarás e licenças de funcionamento
- Dar baixa em cadastros de órgãos de classe, se houver (como CREA, CRMV ou OAB)
Lembrando: os documentos exigidos e prazos podem variar conforme o estado.
7. Arquive e guarde documentos importantes
Mesmo após o encerramento, é obrigatório manter todos os documentos da empresa arquivados por, no mínimo, 5 anos. Isso inclui:
- Notas fiscais e comprovantes de pagamento
- Declarações e guias de impostos
- Contratos e relatórios contábeis
- Extratos bancários e balancetes
Embora não seja obrigatório para todos os tipos de empresa, essa prática é essencial para garantir segurança jurídica e facilitar consultas futuras. O Contas Online pode ajudar nessa etapa, permitindo armazenar esses documentos de forma segura e prática.
Dicas para evitar prejuízos durante o encerramento
Encerrar uma empresa com segurança financeira é mais do que cumprir etapas burocráticas, é preservar o equilíbrio do caixa e proteger o CPF do empreendedor.
Veja algumas boas práticas:
- Faça um planejamento financeiro para cobrir custos de rescisão, tributos e taxas
- Não distribua o capital social antes de concluir a baixa formal
- Se possível, venda ativos e estoques para gerar recursos e reduzir perdas
- Conte com o apoio de um contador de confiança
- Use relatórios financeiros para avaliar o impacto total do encerramento
O papel do controle financeiro nesse processo
Manter um bom controle financeiro empresarial é o que diferencia um encerramento tranquilo de um processo cheio de surpresas.
Com plataformas como o Contas Online, o empreendedor pode:
- Visualizar receitas, despesas e lucros acumulados
- Acompanhar dívidas e obrigações pendentes
- Gerar relatórios que auxiliam no cálculo final do patrimônio
- Guardar documentos fiscais digitalmente, de forma segura e organizada
Essas práticas garantem transparência e previsibilidade, duas palavras que todo empreendedor precisa ter em mente ao fechar ou recomeçar um negócio.
Leia também: Mortalidade das empresas: causas e como evitar
Conclusão
Encerrar uma empresa é um momento de transição. Fazer isso com segurança financeira significa cumprir todas as obrigações legais, quitar pendências e manter o controle do caixa até o último dia de operação.
Com o Contas Online, é possível organizar contas, monitorar saldos e armazenar documentos, facilitando todo o processo e permitindo que o empreendedor feche o ciclo com tranquilidade, e esteja preparado para o próximo passo.