É de conhecimento de empreendedores no geral que o processo de inovação em uma empresa deve ser constante. A sociedade muda, os costumes e hábitos dos consumidores também, e graças ao mundo tecnológico esse processo é cada vez mais rápido.
Desse modo, para garantir o crescimento sólido de seu negócio é necessário acompanhar essas mudanças. O tempo de reação às novidades, ao mercado, pode determinar a maturidade de uma empresa e o modo como ela lida com esses riscos vai indicar o sucesso ou fracasso da organização.
Segundo a Pesquisa Global de Riscos de 2022, realizada pela PwC mostrou que 60% dos líderes aumentaram os gastos gerais com tecnologias de riscos para apoiar a tomada de decisões de suas empresas. Ainda segundo a pesquisa, as organizações que mais se destacaram nos últimos dois anos foram as que lidaram com essas ameaças de maneira confiante e ágil, elas envolveram os recursos certos com base na análise dos mesmos.
A falta de um gerenciamento de risco e análises antes da tomada de decisão, seja no planejamento de qualquer meta ou objetivo, pode criar grandes dificuldades nas atividades desenvolvidas durante todo ciclo de vida de um novo projeto.
Pensando nisso, criamos esse artigo para você gestor que quer ter êxito em sua jornada.
O que é Gerenciamento de Riscos em um projeto?
A gestão de risco, no geral, procura identificar, analisar, monitorar, ter o controle, as respostas necessárias, bem como estar atento a todos os riscos que podem envolver o projeto. Sua função é garantir que a organização esteja preparada para lidar com qualquer adversidade que possa prejudicar seu funcionamento.
Embora seja indispensável no início de um projeto, é de grande importância mantê-la também durante cada etapa do projeto. Essa precaução evita que um problema específico comprometa as demais atividades ou se torne um problema irreversível.
É um trabalho em conjunto, o que implica que, todos os níveis como toda equipe têm que estar alinhados e empenhados a alcançar o mesmo objetivo. Dessa maneira, aumenta a eficácia das operações, tornando propício atingir o resultado esperado.
Vantagens
As vantagens de aderir esse gerenciamento, não só ao realizar novos projetos como para várias outras propostas pertinentes a sua empresa, são:
- Facilitar as decisões de respostas aos riscos.
- Reduzir as perdas e custos operacionais.
- Otimizar a administração.
- Otimizar os processos.
- Melhorar a eficácia operacional.
- Melhorar a qualidade dos produtos.
- Aumentar a satisfação de clientes e stakeholders.
Leia mais: Ferramentas de gestão para otimizar a operação da empresa
Planejamento de gestão de riscos
Esse planejamento deve ser um documento-base que contenha todas as informações, com detalhes precisos sobre riscos que podem ocorrer. Ele tem a função de comunicar com clareza e objetividade as ações e os principais pontos a se tomar para deter ou diminuir os impactos dessas ameaças
.
As informações nesse planejamento são geralmente criadas pelo gerente de projeto e deve conter, principalmente:
- Análises de requisitos de comunicação.
- Modelos de comunicação entre os envolvidos.
- Planos de atuação em relação a cada risco.
- Nível de tolerância aos riscos.
- Como esses riscos serão monitorados.
Como cada projeto é único, ele deve seguir as particularidades conforme a sua realidade. Não esquecendo que ele servirá para nortear, dar visibilidade, o grau e o tipo de risco que cada projeto pode apresentar. Abaixo podemos observar os possíveis tipos:
Tipos de Riscos
Riscos externos
São aqueles que não podem ser controlados, como desastres naturais, questões políticos, econômicas ou sociais, entre outros
Riscos internos
São aqueles que a empresa tem certo controle sobre. Como:
- Atraso de entrega nas atividades
- Falta de comprometimento dos envolvidos
- Falta de verba para conclusão das atividades
- Infraestrutura inadequada
- Inadequada comunicação entre os envolvidos
Riscos estratégicos
São aqueles que a empresa conhece e assume. Como mudanças no planejamento, uso de novas tecnologias, novas demandas do mercado, lançamento de novos produtos ou serviços, etc.
Leia sobre: Fluxo de caixa operacional: o que é, quando usar e como calcular
Como realizar uma análise sobre os riscos?
Logo após você fazer a identificação dos riscos é necessário analisá-los. É aconselhável fazer dois tipos de análise, a qualitativa e a quantitativa.
Análise qualitativa
A análise qualitativa é a maneira mais rápida e econômica de identificar prioridades para um planejamento de respostas. Ela evidencia um perfil alinhando a probabilidade de ocorrência com o devido impacto que eventualmente causaria.
Algumas ferramentas podem auxiliar nessa análise, como a Matriz de Probabilidade e Impacto, que prioriza os riscos, para posteriormente auxiliar na criação da análise qualitativa e formular respostas a eles. Nela é associado o risco a uma das análises qualitativas, assim é possível visualizar a probabilidade de ocorrência.
Vale lembrar que essa Matriz é avaliada durante todo o ciclo do projeto e não somente em etapas separadas. A medida que forem sofrendo mudanças no planejamento para se adequar, é necessário repetir essa análise, já que o risco pode mudar o percentual de ocorrência e seu grau de impacto conforme as atividades vão passando.
Saiba sobre: Matriz BCG: O que é, como fazer e exemplos
Análise quantitativa
Enquanto a qualitativa direciona seu foco aos riscos classificados com baixa, média ou alta classificação, a quantitativa irá identificar aqueles que demonstram alto ou altíssimo impacto, os demais serão monitorados apenas durante o projeto.
Nessa análise é considerada a quantificação numérica real do efeito da ocorrência do risco no projeto. Ela não é tão precisa quanto a anterior e por esse motivo não é tão rápida e seu valor costuma sair mais caro.
Ela pode ser mensurada segundo:
- Informações numéricas
- Monetárias
- Temporais (caso cause atrasos)
Como elaborar as respostas aos riscos?
Nessa etapa do processo pode ser necessário utilizar a análise quantitativa como auxílio. Essas respostas visam prevenir ou reduzir o impacto que os riscos podem causar ao projeto. Antes que sejam desenvolvidas, as etapas anteriores, como a identificação e as análises quantitativas e qualitativas, devem ser finalizadas.
As informações obtidas serão utilizadas de forma estratégica, ponderando as ameaças e as oportunidades que podem interferir em vários pontos do projeto. Por esse motivo devem ser muito bem detalhadas, reconhecendo a fonte, os efeitos, a probabilidade e o que pode influenciá-las.
Com um bom conhecimento dos riscos é possível criar respostas conforme a particularidade de cada um deles e assim levar a empresa a optar por resoluções que não sejam tão onerosas a ela.
Outro fato importante é que todos os envolvidos tem de estar cientes dessas informações, com essa comunicação rápida e eficiente. Com isso o tempo de tomada de decisão para lidar com danos e resolver os problemas diminui e a chance de sucesso aumenta.
Conclusão
O processo de identificar riscos deve ser constante, porque certamente eles aparecerão durante todo o ciclo de vida do projeto. Podemos frisar também, como vimos, que a comunicação entre os membros da equipe é fundamental para o bom funcionamento das atividades do projeto e podem determinar o fracasso ou sucesso do mesmo.
A gestão de riscos proporciona uma visão geral de tudo o que pode vir a ser uma ameaça à organização. Pode ser englobado desde a reputação da empresa, até ao bom funcionamento de cada parte que compõe seus processos, seja ao nível estratégico, tático ou operacional.
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