Quando pensamos em um negócio, é comum que o principal foco sejam as vendas. Mas, atualmente, quanto da sua atenção é direcionada para a gestão de compras?
Um bom gerenciamento de compras garante que você adquira os itens certos, no melhor momento e pelo menor preço. Evitando desperdícios e ajudando você a economizar.
Neste artigo vamos falar sobre:
- O que é gestão de compras?
- Como realizar uma gestão de compras eficiente
- Como o gerenciamento financeiro pode ajudar na gestão de compras?
O que é gestão de compras?
Como o próprio nome sugere, a gestão de compras é o processo responsável pela aquisição de produtos para a realização de um serviço ou fabricação de um produto.
Mas as suas responsabilidades vão muito além de simplesmente comprar determinada coisa.
O funcionário responsável pelo gerenciamento de compras da empresa deve:
- Planejar as compras, levando em consideração qualidade, quantidade, tempo e lugar de entrega;
- Selecionar fornecedores para cada produto;
- Negociar termos e condições de cada compra;
- Fazer os pedidos;
- Registrar os preços para comparações e bases históricas;
- Organizar os produtos de acordo com suas condições de armazenamento e destino;
- Calcular despesas de estocagem, levando em conta a possível perda de produtos;
- Fazer o controle de mercadorias necessárias para os serviços e produtos ofertados.
Ou seja, gestão de compras é a atividade responsável por garantir que o seu negócio tenha todos os suprimentos necessários para a realização de serviços ou comercialização de produtos oferecidos.
E, quando não realizada de maneira eficaz, pode resultar em produtos estragando no estoque, falta de produtos com alta demanda e prejuízos que poderiam ser evitados facilmente.
Como realizar uma gestão de compras eficiente
Para uma gestão de compras ser considerada eficiente, algumas boas práticas devem ser adotadas.
Pesquise
Faça uma lista de todos os produtos que você precisa e identifique fontes de fornecimento. Isso pode ser feito através de:
- Visitas a fornecedores;
- Pesquisas em revistas e sites especializados;
- Feiras e eventos.
Use esses caminhos para escolher os seus fornecedores levando em conta cumprimento de prazos, preços competitivos, condições comerciais, atendimento oferecido, flexibilidade em caso de demandas inesperadas e velocidade de entrega.
Analise cada fornecedor com cuidado e leve em consideração qual deles atende melhor os critérios que são mais importantes para você e para o seu negócio.
Não descuide do controle de estoque
Já imaginou ficar sem o seu produto principal ou ter que interromper a sua linha de produção por falta de matéria-prima? Ou então perder mercadorias porque você comprou a mais determinado produto, e ele acabou saindo da validade?
É isso que acontece quando você não faz um controle correto do seu estoque. E para administrar o seu estoque, você precisa administrar a sua demanda.
Planeje as compras
Durante a etapa de planejamento de compras futuras, você deve analisar qual o melhor momento para comprar e qual quantidade de cada insumo pedir. Nessas horas, um sistema de gerenciamento financeiro é o seu maior aliado!
Com o passar do tempo, as informações que você coloca ali se transformam em uma base histórica que te fornece dados como:
- Média de insumos comprados para manter a linha de produção ou serviços;
- Sazonalidade dos produtos;
- Demanda de todos os produtos e serviços;
- Período com maior capital no caixa;
- Melhor data para realizar compras e pagamentos.
Garantindo o correto controle de contas a pagar e controle de contas a receber para que você sempre tenha o dinheiro necessário para fazer boas compras.
Considere sempre o custo de adquirir e manter o estoque
Lembre-se disso sempre que um fornecedor oferecer uma “proposta irrecusável”. O desconto oferecido é bom o suficiente para compensar os gastos de armazenamento? Existe risco de aquele insumo se perder, caso não seja vendido em um período de tempo pequeno?
Para evitar este tipo de erro, você deve conhecer os custos de manutenção do seu estoque. Só assim, você poderá tomar uma decisão com a certeza de que vai gerar o melhor resultado.
Faça um inventário de tudo o que você tem em estoque
Tenha um controle com todos os itens e suas respectivas quantidades. De preferência, organizando-os de um jeito que seja fácil para você acompanhar a entrada e saída dos produtos.
Use a sua base histórica para definir um estoque máximo e um estoque mínimo.
Como o gerenciamento financeiro pode ajudar na gestão de compras?
Quando a gestão de compras e o gerenciamento financeiro de um negócio caminham juntos, é muito mais fácil reduzir custos e trazer melhores resultados monetários.
O Contas Online, por exemplo, é um sistema de controle financeiro com funcionalidades que te ajudam a poupar tempo e dar a devida atenção às finanças da sua empresa. Dentre os recursos disponíveis, podemos dizer que se destacam no apoio ao gerenciamento de compras:
O recurso de relatórios possibilita a geração e a impressão de todos os dados do sistema de maneira simples. Você mesmo cria o relatório e define os campos que serão exibidos. O que permite que você analise o cenário financeiro do seu negócio de modo rápido e com dados precisos.
Utilize o cadastro de Clientes e Fornecedores e saiba exatamente de onde vem e para onde vai o seu dinheiro, identificando seus lançamentos para entender a sua demanda para produtos e investimentos.
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