Você sabia que, de acordo com o Sebrae, cerca de 23% das empresas no Brasil fecham as portas em até dois anos de operação? Essa alta taxa de mortalidade está frequentemente associada à falta de planejamento financeiro, incluindo falhas no controle de contas a pagar.
Embora muitos empreendedores reconheçam sua importância, nem todos sabem como realizar esse controle de maneira eficiente. Acompanhe e descubra como evitar armadilhas e potencializar os resultados do seu negócio.
Tudo sobre Controle Financeiro para MEIBaixe o e-book e saiba mais sobre este assuntoE-book GratuitoErros mais frequentes no controle de contas a pagar
Um controle de contas a pagar ineficaz pode gerar prejuízos financeiros e afetar a saúde do seu negócio. Veja os erros mais comuns e como evitá-los:
Misturar contas pessoais e empresariais
Misturar as contas pessoais com as empresariais é um dos erros mais prejudiciais para a saúde financeira de um negócio. Embora pareça conveniente no início, essa prática compromete o fluxo de caixa, dificulta o controle financeiro e impede uma visão clara dos resultados reais da empresa.
Um empreendedor que utiliza o mesmo cartão para pagar despesas da casa e do negócio pode, ao final do mês, não conseguir identificar para onde foi o dinheiro, prejudicando o planejamento e o crescimento da empresa. Logo, abra uma conta bancária exclusiva para sua empresa. Isso facilita o controle financeiro, evita confusões fiscais e melhora a organização das finanças.
Leia também: Como separar finanças pessoais e empresariais?
Não ter um controle do vencimento das contas
Deixar de monitorar os vencimentos das contas é um erro frequente que causa custos desnecessários e compromete a credibilidade da empresa. Segundo estudos, 60% das empresas inadimplentes no Brasil enfrentam problemas devido à falta de organização no pagamento de despesas.
Uma pequena padaria que recebe uma multa de R$ 500 por atrasar o pagamento da conta de energia elétrica. Esse gasto extra, que poderia ter sido facilmente evitado com um lembrete simples, representa um impacto direto no orçamento da empresa.
Utilize lembretes digitais ou sistemas automatizados que ajudem a acompanhar e pagar as contas no prazo. Ferramentas como o Contas Online oferecem notificações automáticas, garantindo que você nunca perca um prazo importante.
Desconsiderar pequenos gastos
Subestimar pequenas despesas é um erro comum que pode ter consequências graves para as finanças da empresa. Embora valores baixos pareçam insignificantes no dia a dia, quando acumulados, eles podem representar uma parte relevante do orçamento, dificultando o planejamento financeiro e reduzindo a margem de lucro.
Um escritório de arquitetura que não controla gastos diários com itens como café e papelaria. Ao final de um ano, esses pequenos valores somaram R$ 8.000, um montante que não estava previsto no orçamento e que poderia ter sido investido em outras áreas estratégicas. Outro caso típico envolve um gasto semanal de R$ 50 em pequenas compras. Embora pareça irrelevante, ao final de 12 meses, esse valor acumulado chega a R$ 2.600 — uma quantia que faz diferença no caixa de qualquer empresa.
Registre todos os gastos, por menores que sejam. Isso pode ser feito utilizando ferramentas de gestão financeira, como o Contas Online, que permite categorizar despesas e gerar relatórios detalhados, ajudando a identificar desperdícios e melhorar o controle de custos.
Contar com receitas futuras
Outro erro grave é considerar receitas futuras, como cheques pré-datados ou vendas no cartão de crédito, como dinheiro já disponível no caixa. Essa prática pode gerar sérios problemas, já que muitas operadoras de cartões levam até 30 dias ou mais para liberar o valor das transações, e cheques podem ser devolvidos.
Um restaurante que planeja pagar fornecedores com a receita de um evento futuro. Quando o pagamento esperado não é liberado a tempo, a empresa acaba atrasando compromissos importantes, prejudicando sua credibilidade e relação com fornecedores. Além disso, atrasos frequentes podem levar a multas, juros e até mesmo à perda de parcerias estratégicas.
Contar com valores que ainda não estão disponíveis pode comprometer o fluxo de caixa, dificultar o planejamento e gerar instabilidade financeira, especialmente em momentos críticos. Para evitar esses problemas, planeje seus pagamentos considerando apenas o saldo efetivamente disponível no caixa.
Leia também: 6 Estratégias para fazer Cotação de Fornecedores
Não ter um Controle Financeiro da empresa
A ausência de um controle financeiro estruturado impede o crescimento sustentável do negócio. Muitos empreendedores ainda dependem de planilhas manuais ou tentam gerenciar as contas de memória, aumentando as chances de erros.
Imagine o caso de uma pequena loja de eletrônicos que não utiliza um sistema confiável para monitorar seus recebimentos e pagamentos. Sem um registro organizado, a empresa começa a enfrentar atrasos nos compromissos financeiros e inconsistências no fluxo de caixa. Como resultado, erros se tornam frequentes e prejudicam a tomada de decisões, que passa a ser baseada em informações incompletas ou incorretas.
A falta de um sistema adequado também impede a análise detalhada dos dados financeiros, dificultando identificar áreas de desperdício ou oportunidades de investimento. Além disso, compromete a credibilidade da empresa que vive com atrasos e falhas recorrentes.
Adote ferramentas como o Contas Online, que centralizam informações e oferecem relatórios detalhados. Assim, você pode tomar decisões embasadas e evitar erros recorrentes.
Como fazer o controle de contas a pagar de maneira adequada?
Realizar o controle de contas a pagar é mais simples do que parece. Confira as melhores práticas organizadas de forma clara e objetiva:
- Centralize as informações sobre as suas contas em apenas um lugar
É fácil se perder quando você se desdobra entre planilhas e cadernos. Concentre as informações das suas contas em um só lugar. De preferência, um que você possa acessar sempre que precisar. - Organize as contas de acordo com seus vencimentos
Priorize o pagamento das contas de acordo com a data de vencimento para evitar juros e multas. - Registre todas as movimentações
As contas a pagar permitem que você identifique com facilidade as despesas geradas pelo seu negócio. A partir desse dado você consegue encontrar fontes de desperdício e áreas em que deve fazer investimentos. - Monitore o pagamento dos clientes
Se você quer ter dinheiro para realizar seus pagamentos, deve estar sempre atento aos seus recebimentos. Estipule datas limites para garantir que seu caixa poderá arcar com as contas que virão. - Acompanhe os seus registros
Para isso, você vai precisar de um fluxo de caixa. Atividade que permite que você registre e analise tudo o que é recolhido e tudo o que é gasto, sempre obedecendo um período pré-estabelecido.
O controle de caixa é como uma bússola para o empreendedor. Ele que vai guiar e fundamentar todas as decisões de controle de gastos, investimentos e cortes a serem feitos.
Benefícios do controle financeiro para empresas
Adotar um controle financeiro eficiente traz várias vantagens tangíveis para o seu negócio:
- Redução de custos com multas e juros: evite atrasos e despesas extras.
- Maior previsibilidade para decisões estratégicas: planeje melhor com base em dados financeiros confiáveis.
- Credibilidade reforçada com fornecedores: pagamentos em dia aumentam a credibilidade do negócio.
- Planejamento eficiente com base em dados detalhados: relatórios detalhados ajudam na análise e planejamento.
Ferramenta de gestão e controle de Contas Online
O Contas Online é uma solução completa para empreendedores que desejam simplificar o controle financeiro de suas empresas. Com a plataforma, você pode acompanhar todas as suas contas em um só lugar, com acesso rápido e intuitivo.
Além disso, o sistema oferece notificações automáticas para evitar atrasos e multas, além de relatórios detalhados que ajudam a compreender melhor as finanças do seu negócio.
Para garantir a melhor experiência, o Contas Online conta com um contato para suporte personalizado, disponível por chat, e-mail, WhatsApp ou telefone. Assim, todas as suas dúvidas são resolvidas rapidamente, proporcionando mais segurança e eficiência na gestão financeira.
Conclusão
Manter o controle de contas a pagar não é apenas uma boa prática; é uma necessidade para qualquer negócio que deseja crescer de forma sustentável. Ao adotar ferramentas como o Contas Online, você simplifica processos, reduz custos e ganha mais previsibilidade financeira. Não perca mais tempo com erros que podem ser evitados. Experimente o Contas Online e veja como a gestão financeira pode transformar o futuro da sua empresa.
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