Fazer um orçamento é extremamente importante para qualquer empresa, independente do seu porte ou área de atuação. Um orçamento bem elaborado ajuda a planejar, organizar e controlar as finanças do negócio para o próximo período.
Ter um orçamento permite que a empresa estabeleça metas realistas de faturamento, despesas e lucro. Dessa forma, é possível traçar estratégias assertivas para alcançar os objetivos financeiros traçados.
Além disso, o orçamento empresarial funciona como uma bússola, indicando se a empresa está no caminho certo em termos de finanças ou se é preciso fazer ajustes. Ao comparar o orçamento com os resultados reais, os gestores conseguem identificar rapidamente possíveis problemas e corrigir o rumo.
Portanto, não importa se a empresa é grande ou pequena, fazer um orçamento cuidadoso e realista é fundamental para gerenciar as finanças e alcançar sucesso nos negócios. Confira abaixo 6 pontos que são essenciais na hora de fazer um orçamento.
Receitas
Uma parte fundamental de qualquer orçamento é estimar corretamente as receitas que sua empresa espera gerar. Comece analisando suas vendas dos últimos 12 meses para entender os padrões sazonais e identificar períodos de pico e baixa.
Considere fatores que podem afetar suas vendas futuras, como lançamento de novos produtos/serviços, campanhas de marketing, aumento/redução de preços, etc. Projete diferentes cenários (otimista, realista e pessimista) para ter uma visão ampla do possível desempenho.
Ao estimar receitas com vendas, não se esqueça de:
- Analisar o histórico de vendas por produto/serviço, canal, região, etc;
- Considerar sazonalidade e padrões cíclicos;
- Levar em conta o crescimento/retração projetados no mercado;
- Ponderar o impacto de ações de marketing e lançamentos;
- Estimar com cautela, evitando superestimar as receitas;
- Projetar cenários alternativos para testar premissas.
Receitas precisas são essenciais para um orçamento sólido. Dedique tempo para fazer boas projeções, levando em conta dados históricos, tendências de mercado e estratégias de negócio. Isso ajudará a empresa a evitar surpresas e se planejar adequadamente.
Despesas
As despesas são os custos necessários para fazer seu negócio funcionar. É importante identificar e listar todas as suas despesas ao fazer um orçamento.
Existem dois tipos principais de despesas:
Despesas Fixas
As despesas fixas são aquelas que não variam muito mês a mês. Alguns exemplos comuns são:
- Aluguel
- Salários e encargos dos funcionários
- Contas de água, luz, internet e telefone
- Seguros
- Taxas e impostos
É importante incluir todas as suas despesas fixas no orçamento, para ter uma previsão realista dos seus custos mensais.
Despesas Variáveis
As despesas variáveis são aquelas que flutuam de acordo com o volume de vendas e atividades da empresa. Alguns exemplos são:
- Matéria prima
- Embalagens
- Comissões de vendas
- Fretes
- Despesas com marketing e publicidade
É importante estimar os seus custos variáveis com base nas suas projeções de vendas e atividades para o período do orçamento. Muitas vezes, essas despesas são calculadas como uma porcentagem das receitas.
Ter uma previsão precisa tanto das despesas fixas quanto das variáveis é essencial para determinar o lucro/prejuízo e fluxo de caixa da empresa por meio do orçamento.
Leia também: Custos e despesas: diferenças, conceitos, o que são e exemplos
Investimentos
Planejar os investimentos necessários em máquinas, equipamentos, reformas, etc. é essencial para determinar o orçamento total da empresa. Ao projetar as despesas de investimento, considere:
- Quais máquinas e equipamentos precisam ser comprados ou substituídos? Inclua custos de instalação e transporte.
- Há necessidade de expandir, reformar ou mudar as instalações físicas? Estime os custos de material e mão de obra.
- Existem melhorias em TI necessárias, como computadores novos, softwares ou websites?
- Novos veículos serão necessários para entregas ou visitas a clientes?
- O treinamento dos funcionários exigirá investimentos em cursos e workshops?
- A empresa precisará de capital para pesquisa e desenvolvimento de novos produtos?
- As despesas de marketing demandarão investimentos em anúncios, material promocional, eventos?
Planeje esses investimentos com antecedência e estime os valores o mais precisamente possível. Inclua uma margem para imprevistos. Investimentos bem calculados são essenciais para o crescimento e sucesso do negócio a longo prazo.
Confira também: Investimentos para PJ: Onde colocar o dinheiro da sua empresa
Lucro/Prejuízo
Outra parte fundamental de qualquer orçamento é calcular o lucro ou prejuízo da empresa. Isso é feito subtraindo todas as despesas e investimentos realizados no período das receitas geradas no mesmo período.
O lucro ou prejuízo mostra se a empresa teve um resultado positivo (lucro) ou negativo (prejuízo) em suas operações.
Para calcular, some todas as receitas que a empresa obteve no período do orçamento (vendas, serviços prestados, juros recebidos etc). Depois some todas as despesas (custo dos produtos vendidos, salários, aluguel, telefone etc). Some também todos os investimentos feitos (compra de máquinas, expansão da fábrica etc).
Agora, subtraia o total de despesas e investimentos do total de receitas. O resultado dessa subtração será o lucro, se positivo, ou o prejuízo, se negativo.
Ter claro o lucro ou prejuízo é fundamental para saber se a empresa está no caminho certo e se o orçamento está equilibrado. Um prejuízo constante pode indicar a necessidade de cortar custos ou aumentar receitas. Já um lucro satisfatório mostra que o planejamento orçamentário está alinhado com a realidade da empresa.
Leia também: Qual a diferença entre faturamento e lucro?
Fluxo de Caixa
O fluxo de caixa é um dos componentes mais importantes do orçamento, pois mostra o dinheiro que entra e sai da empresa em um determinado período.
Ao estimar o fluxo de caixa, é essencial considerar o tempo dos recebimentos e pagamentos, não apenas quando eles ocorrem. Muitas vezes, há um descasamento entre quando uma venda é feita e quando o pagamento é recebido, assim como entre a compra de um produto e o pagamento ao fornecedor.
Portanto, ao projetar o fluxo de caixa mensal, considere:
- Quando os clientes efetivamente pagam as vendas realizadas. Existe algum prazo médio de recebimento?
- Quando você precisa pagar os fornecedores após a compra. Existe algum prazo médio de pagamento?
- Se há compromissos financeiros recorrentes, como aluguel, salários e impostos, que devem ser pagos em datas específicas.
- Flutuações sazonais que afetam o faturamento e despesas ao longo do ano.
- Reservas financeiras necessárias para imprevistos ou oportunidades de investimento.
Ao entender os prazos e flutuações do seu fluxo de caixa, você consegue prever os saldos de caixa mensais. Isso ajuda a evitar falta de recursos para honrar compromissos, bem como aplicar excedentes financeiros para obter retornos. Portanto, dedicar tempo para projetar o fluxo de caixa com precisão é fundamental para um orçamento sólido.
Capital de Giro
O capital de giro é o montante necessário para financiar as operações rotineiras de uma empresa. Ele representa a diferença entre o ativo circulante (caixa, contas a receber, estoque) e o passivo circulante (contas a pagar, empréstimos de curto prazo).
Para calcular o capital de giro necessário, você precisa:
- Estimar o prazo médio de recebimento de vendas e o prazo médio de pagamento de compras. Isso lhe dará uma ideia de quanto a empresa precisa manter em caixa para cobrir os descasamentos de fluxo.
- Estimar o nível necessário de estoque para atender à demanda sem rupturas. Isso impacta o ativo circulante.
- Projetar o volume de vendas e compras para dimensionar as necessidades de capital de giro. Quanto maior o faturamento, mais recursos são imobilizados em duplicatas a receber e estoques.
- Considerar sazonalidades e variações cíclicas que podem exigir níveis mais altos de capital de giro em certos períodos.
O ideal é que o capital de giro cubra as necessidades operacionais por um ciclo completo de caixa, para evitar rupturas. Ter capital de giro insuficiente é uma das principais causas de dificuldades financeiras em pequenos negócios. Portanto, é essencial calcular esse montante de forma conservadora na elaboração do orçamento.
Como analisar um orçamento?
Uma vez que o orçamento está finalizado, é essencial analisá-lo cuidadosamente para identificar possíveis riscos ou oportunidades. A análise do orçamento deve considerar os seguintes pontos:
- Examinar as premissas usadas para criar o orçamento, como projeções de vendas, custos e despesas. Avaliar se essas premissas são realistas.
- Identificar áreas ou itens com grande variação em relação a orçamentos ou desempenhos anteriores. Investigar a causa dessas variações.
- Avaliar a sensibilidade do orçamento a mudanças nas principais premissas, como uma redução no volume de vendas ou aumento de custos. Fazer simulações para quantificar o impacto dessas variações.
- Examinar as margens de contribuição previstas e compará-las com margens históricas ou padrões do setor.
- Identificar custos ou despesas que poderiam ser reduzidos sem impactar negativamente as operações.
- Avaliar oportunidades para aumentar as receitas, como novos produtos, serviços ou canais de venda.
Com base na análise, ajustes no orçamento podem ser necessários para torná-lo mais realista e mitigar riscos. A análise contínua do orçamento versus o realizado também é essencial para fazer ajustes tempestivos. O orçamento é uma ferramenta dinâmica que deve ser monitorada e ajustada.
E o acompanhamento?
Seu orçamento não acaba após sua elaboração. Ele precisa ser acompanhado e monitorado durante todo o período para o qual foi projetado.
Isso garante que seu planejamento esteja alinhado com a realidade financeira da empresa. O acompanhamento permite que você identifique desvios e tome ações corretivas quando necessário.
O acompanhamento do orçamento deve ser feito mensalmente. Compare os valores projetados com os valores realizados em cada mês. Analise os desvios e entenda suas causas.
Caso haja diferenças significativas, você precisará rever suas projeções e, se necessário, fazer um novo orçamento. Isso garante que você sempre tenha uma visão realista da situação financeira da sua empresa.
Além da comparação mensal, uma análise trimestral mais aprofundada também é recomendada. Avalie o desempenho por áreas e departamentos. Identifique onde houve falhas de planejamento.
O acompanhamento eficiente do seu orçamento é fundamental para tomar decisões assertivas e manter o controle financeiro da sua empresa. Não deixe essa etapa de lado. Ela é essencial para garantir que o planejamento feito seja executado com sucesso.
Conclusão
O orçamento serve como um roteiro financeiro, permitindo que os gestores planejem as operações com antecedência e tomem decisões informadas. Além disso, o orçamento auxilia no controle dos gastos e na identificação de riscos ou oportunidades.
Alguns pontos principais a destacar sobre a importância de um orçamento bem elaborado:
- Permite estimar o lucro ou prejuízo futuro da empresa;
- Mostra se o negócio terá fluxo de caixa positivo ou negativo;
- Ajuda a gerenciar o capital de giro da empresa;
- Serve como base para análise e acompanhamento da performance financeira;
- Possibilita ajustes no planejamento conforme a realidade dos negócios;
- Mantém o foco no que é essencial para a saúde financeira da empresa;
Portanto, não se pode subestimar a relevância de se investir tempo e recursos na elaboração de um orçamento abrangente e realista. Isso proporcionará uma visão clara da situação financeira atual e futura da empresa, permitindo tomadas de decisão assertivas e rentáveis.
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Como vimos anteriormente, um orçamento bem elaborado é essencial para qualquer empresa. A organização financeira e o planejamento andam juntos e precisam ser monitorados regularmente.
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