No mundo empresarial, a gestão financeira desempenha um papel fundamental na busca pela eficiência e controle de gastos — e uma das práticas essenciais nesse contexto é o reembolso das despesas corporativas, um mecanismo que permite aos colaboradores serem ressarcidos por gastos relacionados ao trabalho.
Neste artigo, vamos falar com mais detalhes sobre o assunto através dos tópicos a seguir:
- O que é reembolso de despesas corporativas?
- O que a CLT diz sobre reembolso de despesas corporativas?
- Quais os tipos de reembolso?
- Quais os tipos de gastos que podem ser reembolsados em uma empresa?
- Como contabilizar o reembolso de despesas?
Continue a leitura!
O que é reembolso de despesas corporativas?
Como citamos anteriormente, o reembolso de despesas corporativas é um processo pelo qual uma empresa compensa seus colaboradores por despesas pessoais que foram incorridas no cumprimento de suas funções profissionais.
Em outras palavras, a instituição devolve o dinheiro gasto pelo profissional em uma atividade que só foi desenvolvida por obrigações do trabalho.
Essas despesas podem incluir uma ampla gama de itens, como viagens de negócios, alimentação e materiais de escritório, por exemplo. O objetivo desse processo é garantir que os funcionários não sejam prejudicados financeiramente ao realizar tarefas em nome da empresa.
Nesse sentido, para implementar uma política de reembolso eficaz, a instituição deve estabelecer diretrizes claras sobre quais tipos de gastos são elegíveis e os procedimentos necessários para reembolso.
Estas etapas ajudam a manter um equilíbrio entre o apoio financeiro aos funcionários e o controle de despesas da empresa.
O que a CLT diz sobre reembolso de despesas corporativas?
Conforme o artigo 457 da CLT, qualquer gasto realizado em local externo à empresa e ao serviço da instituição é considerado elegível para reembolso. Além disso:
“As importâncias, ainda que habituais, pagas a título de ajuda de custo, auxílio-alimentação, vedado seu pagamento em dinheiro, diárias para viagem, prêmios e abonos não integram a remuneração do empregado, não se incorporam ao contrato de trabalho e não constituem base de incidência de qualquer encargo trabalhista e previdenciário.”
Quais os tipos de reembolso?
Existem três tipos de abordagens principais para políticas de reembolso: simples, detalhada e flexível, cada uma com suas características distintas.
Acompanhe nos tópicos abaixo as principais características de cada uma.
1. Política de reembolso simples
Como o próprio nome sugere, neste modelo a política é simples, direta e fácil de entender.
Geralmente a empresa oferece um reembolso fixo ou uma porcentagem fixa do valor original da compra, o que proporciona simplicidade tanto para o colaborador quanto para a empresa.
Aqui, as despesas são descritas sem a necessidade de um detalhamento profundo.
2. Política de reembolso detalhada
Ao contrário do tópico anterior, a política de reembolso é mais minuciosa e específica.
Neste modelo, a empresa define condições claras para elegibilidade de reembolso, como prazos, motivos aceitáveis e quais produtos ou serviços são cobertos.
Isso pode ser vantajoso para evitar abusos, mas também pode ser demorado para administrar e, consequentemente, criar insatisfação se as regras forem muito restritivas.
3. Política de reembolso flexível
Por fim, o terceiro tipo é a política de reembolso flexível que oferece adaptação às circunstâncias individuais.
Ela permite avaliar cada caso de forma personalizada, levando em consideração fatores como o histórico do colaborador e a situação em específico.
Embora o modelo ofereça uma maior capacidade de satisfação do colaborador, esse tipo de política pode ser bastante desafiadora para gerenciar e requer uma abordagem mais sofisticada.
→ Leia também: Contabilidade Gerencial: Como utilizá-la para tomadas de decisão
Quais os tipos de gastos que podem ser reembolsados em uma empresa?
De forma geral, os tipos de gastos que podem ser reembolsados variam de acordo com a política interna da organização.
No entanto, os exemplos a seguir são despesas bastante utilizadas como elegíveis para reembolso. Confira!
- Viagens de negócios: isso inclui despesas com passagens aéreas, hospedagem, alimentação, transporte terrestre e outras despesas relacionadas à viagem;
- Alimentação: refeições em viagem de trabalho ou em função de atividades profissionais muitas vezes são reembolsadas, desde que estejam dentro dos limites estabelecidos pela política da empresa;
- Material de escritório: custos com materiais de escritório, como papel, canetas, computadores e softwares, por exemplo, que são necessários para a realização das tarefas do funcionário;
- Despesas médicas: algumas empresas ainda reembolsam despesas médicas relacionadas a lesões ou doenças que ocorrem durante o trabalho;
- Transporte: despesas com transporte, como táxis, aluguel de carros e transporte público podem ser reembolsadas se estiverem relacionadas a atividades de trabalho.
Nesse sentido, ressaltamos a importância de sempre conferir a política estabelecida internamente pela empresa.
Como contabilizar o reembolso de despesas?
A dúvida de muitos colaboradores, no entanto, é como contabilizar o reembolso de despesas, mantendo a transparência e a precisão nas finanças da instituição.
Algumas funções podem te ajudar nesse processo, como:
- Coleta de comprovantes: os colaboradores devem manter todos os comprovantes e recibos de despesas elegíveis para reembolso. Isso inclui datas, descrições, valores e categorias de gastos;
- Preparação do relatório de despesas: é interessante criar relatórios detalhados sobre cada despesa, descrevendo o motivo dos gastos e organizados de acordo com categorias estabelecidas pela instituição.
Os relatórios de despesas geralmente precisam ser revisados e aprovados pelo gestor direto ou um departamento específico da empresa responsável por essa tarefa.
Após a aprovação, as despesas reembolsáveis são registradas como passivos a pagar, geralmente depositados na conta bancária do colaborador.
Além disso, é essencial manter uma cópia de todos os documentos relacionados ao reembolso de despesas para fins de auditoria e conformidade fiscal.
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