Mais um fim de mês se aproxima, e com ele, a época de fechamento mensal de empresas.
Essa tarefa é muito importante porque, além de necessária para entender como a sua empresa está, ela fornece uma base histórica para que você projete o cenário financeiro do seu negócio para os próximos meses.
“Você vai bater a sua meta mensal?” e “Como você definiria o desempenho da sua empresa neste ano?” são apenas algumas das perguntas que o fechamento mensal ajuda a responder.
Neste artigo vamos dar algumas dicas para você realizar e estabelecer uma rotina para o seu fechamento de mês.
O que é o fechamento do mês?
O fechamento mensal é a atividade da rotina contábil que permite que a empresa processe e registre as transações ocorridas em determinado período de tempo (operações, custos, rendimentos e investimentos).
Para um acompanhamento preciso, é de extrema importância que os dados usados para o fechamento do mês tragam apenas os dados de transações do período estipulado.
E lembre-se, apesar de seu contador ser responsável pelos lançamentos de cálculos trabalhistas, impostos e outras tarefas, cabe ao seu departamento financeiro reunir notas fiscais, contratos, extratos bancários, comprovantes e tudo mais que o seu contador precisar para analisar.
O que averiguar para o fechamento mensal?
Ativos
São considerados ativos os bens e direitos que uma empresa possui e que podem ser convertidos em meios monetários. Por exemplo: dinheiro em caixa, móveis e imóveis, maquinários, estoque de mercadoria e contas a receber.
Passivos
Passivos são o oposto dos ativos. Eles representam os bens e direitos que representam as obrigações financeiras da empresa. Entre os passivos de uma empresa podemos citar: salários, remunerações, encargos, empréstimos, financiamentos a pagar, fornecedores, tributos, provisões etc.
Patrimônio
Bens, direitos e obrigações da empresa.
Receitas
Dinheiro que a empresa recebe pela comercialização de seus produtos ou serviços.
Gastos
Custos e despesas que a empresa possui para manter sua linha de produção e comercializar seu serviço e produto.
Documentos necessários para o fechamento mensal
Documentos trabalhistas
FGTS, salários, férias, retiradas, atestados, vale-transporte, serviços contratados (por exemplo, serviço de limpeza).
Documentos fiscais
Todas as notas fiscais e comprovantes de pagamentos de impostos daquele período.
Documentos contábeis
Recibos e contratos, comprovantes de gastos e receitas, extratos bancários, faturas de cartões de crédito corporativos e etc.
Dicas práticas para um bom fechamento de mês
Nada de preguiça!
Quanto mais detalhado for o seu fechamento do mês, melhores serão as decisões que você vai tomar com base nas informações que você tem.
Por exemplo, uma artesã monitora todos os canais de venda de sua lojinha. Olhando sua base histórica ela percebeu que nos últimos três meses 85% de suas vendas vêm do Instagram Shopping, enquanto seus anúncios no Google representam apenas 5% do lucro total.
De posse desta informação, ela consegue ver com clareza em qual canal de venda ela vai obter um retorno maior de investimentos e qual precisa ser melhorado.
Faça um checklist
Não dependa exclusivamente da sua memória! Faça um checklist completo com todas as informações que você precisa recolher para realizar o seu fechamento.
Estabeleça uma rotina
Para um fechamento de mês completinho, recomendamos que você faça na primeira semana, o fechamento do mês anterior.
Para não perder o prazo, estabeleça uma rotina com os dias em que você deve coletar e enviar os dados para o seu contador. Assim, além de facilitar a vida do encarregado, você também facilita o seu acompanhamento.
Mantenha o seu fluxo de caixa atualizado
Além de ajudar você a acompanhar diariamente a saúde financeira do seu negócio, um fluxo de caixa atualizado te poupa tempo e trabalho ao organizar as demandas para o fechamento mensal.
Invista em um sistema de gestão financeira
Como em qualquer outra atividade financeira da sua empresa, um número errado ou a falta de informações pode trazer muita dor de cabeça para você.
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