Quando o assunto são finanças empresariais, os termos custos e despesas são frequentemente citados e possuem grande importância no controle e na contabilidade de uma companhia. Apesar de serem usados muitas vezes como sinônimos, é fundamental entender as diferenças entre eles para uma análise mais eficiente e assertiva do seu negócio.
Esse conhecimento ajuda não apenas na correta interpretação de relatórios contábeis, mas também auxilia na leitura de indicadores importantes no acompanhamento das finanças da sua empresa. Então, se você quer aprender a diferenciar estes termos e melhorar o acompanhamento do seu fluxo de caixa, este artigo é perfeito para você.
Continue a leitura e entenda a diferença entre custos e despesas, veja exemplos práticos, classificações, e como gerenciá-los de forma eficaz.
Qual é a diferença entre custo e despesa?
Em resumo, custo e despesa estão relacionados com a saída de caixa de uma empresa, ou seja, os gastos de um negócio. Podemos dizer que há 4 tipos de gastos, são eles: custos, despesas, investimentos e perdas.
Porém, esses conceitos, não são fixos em relação às empresas. Dependendo do ramo e da atividade que ela exerce, essas definições podem mudar. Ou seja, o que é custo para uma determinada empresa, para outra pode representar uma despesa.
Como citamos anteriormente, os termos até são parecidos, mas, para as finanças, eles possuem conceitos bastante diferentes. Entender essa diferença é o que vai permitir que você avalie de forma mais assertiva o seu negócio, compreendendo pontos de melhoria e aumentando ainda mais os seus resultados.
O que é o custo?
A definição de custo foi firmada pelo pronunciamento NPC 2 do Instituto dos Auditores do Brasil (IBRACON). Logo, confome a bracon:
“custo é a soma dos gastos incorridos e necessários para a aquisição, conversão e outros procedimentos necessários para trazer os estoques à sua condição e localização atuais e compreende todos os gastos incorridos na sua aquisição ou produção, de modo a colocá-los em condições de serem vendidos, transformados, utilizados na elaboração de produtos ou na prestação de serviços que façam parte do objeto social da entidade, ou realizados de qualquer outra forma.”
Dessa forma, entende-se por custo como todos os gastos envolvidos na atividade da empresa. Ou seja, ao bem ou serviço utilizado na produção de outros bens ou serviços, que estão ligados à aquisição ou a produção de mercadorias, como, por exemplo:
- Matéria-prima;
- Embalagens;
- Manutenção;
- Mão de obra;
- Materiais de limpeza;
- Viagens ligadas à empresa, etc.
Imagine, por exemplo, uma padaria. Seu principal produto é o pãozinho francês. A farinha de trigo é um ingrediente extremamente necessário para a produção do pão. Logo, a aquisição da farinha é um custo.
Leia também: Custo direto e indireto: principais diferenças
O que é uma despesa?
A despesa é um gasto necessário e que normalmente está ligado a geração de receita para o seu negócio. Mas, diferente do custo, ele não está atrelado à sua linha de produção. Ele aparece no seu orçamento de forma secundária.
Ainda pensando na padaria, se considerarmos, vendedores, gastos com armazenamento e internet, estamos pensando em despesas. Porque sem estes gastos ainda é possível seguir com a linha de produção.
São exemplos de despesas:
- Contas de água, luz e internet
- Aluguel
- Materiais de escritório
- Impostos
- Pró-labore
- Comissão de vendedores
- Gastos com estrutura
- Alimentação para funcionários, etc.
Portanto, a grande diferença é que, no caso das despesas, os gastos são os necessários para a manutenção do negócio, mas não estão envolvidos com o processo de manufatura ou produto, como é o caso dos custos.
Quais os tipos de custos e despesas?
Entender quais são os tipos de custos e despesas e classificá-los de maneira correta, além de colaborar para a organização do negócio, é essencial para o seu planejamento. Isso de dá, principalmente, por auxiliar os gestores a entender para onde vai o dinheiro e quais são os pontos de melhoria.
Dando uma olhadinha na lista de despesas que citamos acima, você deve ter percebido que a frequência de algumas delas diverge e outras podem ser inesperadas, o mesmo acontece com os custos. Sendo assim podemos dizer que as despesas e os custos podem ser classificados conforme os itens abaixo:
Custos e despesas fixas
São considerados os gastos que não variam com o volume produzido ou vendido. Um exemplo de custo fixo é a manutenção de equipamentos, enquanto os exemplos de despesas fixas são o aluguel do local e salário de colaboradores (sem contar as horas extras).
Custos e despesas variáveis
São considerados todos os gastos que variam em função do volume produzido ou vendido. No caso dos custos, um exemplo é a matéria-prima utilizada, enquanto as despesas estão relacionadas com a conta de água ou luz, por exemplo.
Leia também: Qual a importância do controle de gastos para as empresas?
Despesas extraordinárias
No caso das despesas, há também as consideradas extraordinárias, aquelas pagas pela empresa de forma aleatória ou sem qualquer previsibilidade. Nesta categoria consideramos gastos como multas e encargos, gastos com processos, reparação de problemas eventuais, etc.
Por que é importante gerenciar as suas despesas e custos?
Voltamos ao exemplo da padaria, imagine que ela está crescendo e você decide comprar mais um forno para dar conta da demanda. Ele custa R$3.000,00 e será parcelado em 10 vezes de R$300,00. Ou seja, todo mês, uma parte do dinheiro do seu negócio vai ser destinado a esta prestação.
É algo previsível para você. No entanto, na primeira semana de uso um funcionário comete um erro e danifica o forno. Então agora além da prestação, você também precisa garantir que terá o necessário para arcar com os custos do conserto.
Quando a sua empresa tem bons administradores e uma boa ferramenta de gestão financeira, fica fácil visualizar como esses imprevistos vão impactar o seu fluxo de caixa.
Despesa ou investimento?
É comum que muitas pessoas pensem que despesa é o mesmo que investimento. Na verdade, os termos são bastante diferentes. Veja essa diferença na prática:
Em uma reforma na padaria, todas as estruturas serão mantidas. O grande objetivo é garantir que não haja nenhum problema futuro com as redes elétricas e hidráulicas. Dessa forma, o gasto é considerado uma despesa com manutenção.
Por outro lado, se a obra consiste em criar um novo espaço para dar mais aconchego para os clientes fazerem suas refeições no local, essa reforma passa a ser vista como um investimento. Basicamente, é um gasto que agrega valor.
Leia também: Investimentos para PJ: onde colocar o dinheiro da empresa
Diferença entre despesas e deduções
Outra dúvida bastante comum é sobre a diferença entre despesas e deduções. As deduções são os ajustes sobre a Receita Bruta e, ao contrário do primeiro, não representam nenhum sacrifício financeiro para o negócio. Um exemplo bastante prático das deduções são os impostos pagos pelo consumidor.
Como gerenciar custos e despesas online?
Plataformas de gerenciamento financeiro, como o Contas Online, são uma excelente opção para quem deseja organizar os lançamentos de custos e despesas empresariais.
No Contas Online você conta com a praticidade de fazer o registro automático das contas recorrentes. Basta configurar tudo o que você lança repetidamente e deixar que o sistema inclua na data especificada e no intervalo desejado.
Além disso, você também pode acompanhar gastos e despesas individualmente ao organizá-los por categorias. Também é possível adicionar uma cor específica para cada categoria principal ou individual, facilitando a sua organização.
Desta forma, você consegue visualizar seus lançamentos de maneira agrupada e sem complicações. Quer experimentar estas vantagens, na prática?
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