Onboarding: O que é e por que é crucial para reter talentos e aumentar a produtividade

Onboarding, é um termo que significa “embarcar” ou “a bordo”. Ele é formado por um conjunto de práticas e estratégias voltadas para a inserção de novos funcionários na cultura e nas operações da empresa.

Seu objetivo principal é facilitar a adaptação de recém-contratados, promovendo um ambiente acolhedor e produtivo desde o primeiro dia de trabalho. Várias empresas têm sucesso ao estabelecer esse método.

Segundo a pesquisa Global de Cultura Organizacional 2021, realizada pela PWC, gestores afirmam que uma cultura forte geram melhores resultados de negócios. Cerca de 72% relatam que ela impulsiona iniciativas de mudanças bem-sucedidas.

Logo, envolver os novos colaboradores — desde o início — no comportamento e nas boas práticas que o negócio desempenha é o melhor caminho para o sucesso. O colaborador entra em sintonia e se alinha melhor com os objetivos e metas da empresa.

O que é onboarding?

Onboarding é o processo de integração de novos colaboradores a uma empresa. Vai além da simples contratação e envolve a transmissão da cultura organizacional, valores, políticas e procedimentos da companhia.

Um programa bem estruturado ajuda os novos funcionários a entenderem suas funções, responsabilidades e expectativas, além de se sentirem bem-vindos e valorizados desde o primeiro dia. É fundamental ser eficaz para aumentar a retenção de talentos, engajamento e produtividade dos novos contratados.

Ao fornecer as informações e ferramentas necessárias, os funcionários se sentem mais preparados e confiantes para desempenharem suas atribuições. Isso reduz o estresse inicial e o risco de erros, permitindo que se concentrem em agregar valor à empresa desde cedo.

Por que o onboarding é importante?

Quando bem estruturado e executado traz inúmeros benefícios para a empresa e seus colaboradores. Primeiramente, ele ajuda a reter talentos valiosos. O processo de contratação é caro e demorado, e um onboarding eficiente aumenta as chances de que novos funcionários se sintam valorizados e motivados a permanecer na organização.

Além disso, impulsiona o engajamento e a produtividade dos funcionários desde o início. Com as informações necessárias, os novos contratados podem se integrar rapidamente, entender suas responsabilidades e começar a contribuir significativamente em menor tempo.

E quando bem-sucedido, também transmite uma imagem profissional e organizada da empresa, o que é fundamental para estabelecer uma boa primeira impressão. Isso pode influenciar positivamente a reputação da marca como empregadora e atrair mais talentos no futuro.

Ao investir em um método sólido, as empresas reduzem o risco de rotatividade precoce de funcionários, economizando tempo e recursos que seriam gastos em novas contratações. Além disso, colaboradores engajados e produtivos tendem a ser mais satisfeitos e comprometidos com o sucesso da organização, gerando um impacto positivo nos resultados gerais.

Como planejar um de onboarding eficaz?

Um programa abrangente e bem-sucedido requer planejamento cuidadoso e atenção aos detalhes. Aqui estão algumas dicas para garantir que ele seja eficaz:

• Defina objetivos claros: Determine o que você espera que os novos funcionários alcancem ao final do processo. Esses objetivos devem estar alinhados com a cultura, os valores e as metas da empresa.
• Crie um cronograma detalhado: Divida o processo em etapas lógicas e estabeleça prazos realistas. Inclua atividades de integração, treinamentos, atribuições de trabalho e avaliações periódicas.
• Personalize o programa: o adapte às necessidades específicas de cada função, equipe ou departamento. Embora alguns elementos possam ser padronizados, é importante abordar as habilidades e responsabilidades únicas de cada cargo.
• Envolva a liderança e os gestores: A participação ativa dos líderes e gestores é fundamental para transmitir a cultura organizacional e as expectativas. Eles devem estar presentes em sessões-chave e fornecer orientação contínua.
• Utilize múltiplos formatos de aprendizagem: Combine treinamentos presenciais, materiais online, estudos de caso, mentoria e aprendizagem prática no trabalho. Diferentes pessoas têm preferências de aprendizagem distintas.
• Forneça recursos e ferramentas: Garanta que os novos funcionários tenham acesso a todas as ferramentas, sistemas, equipamentos e recursos necessários para desempenhar suas funções com eficiência.
• Incentive o feedback: Solicite feedback regular dos novos funcionários sobre o processo de onboarding. Com essas informações identifique áreas onde pode melhorar e fazer ajustes.

Ao planejar cuidadosamente para que ele seja abrangente e adaptado às necessidades da sua empresa, você pode garantir uma transição suave para os novos funcionários, aumentar a retenção de talentos e impulsionar o sucesso organizacional.

As fases do onboarding

Esse processo de onboarding é contínuo e se desenrola em várias etapas. Embora possa variar conforme a empresa, geralmente envolve as seguintes fases:

1 - Pré-Contratação

Mesmo antes do novo funcionário iniciar, é importante estabelecer uma boa primeira impressão. Isso inclui fornecer informações claras sobre a função, a empresa e os próximos passos. Uma comunicação eficaz nesta fase pode aumentar o entusiasmo e a confiança do candidato.

2 - Primeiros Dias

Os primeiros dias são cruciais para uma boa integração. Nesta fase, o novo funcionário é apresentado à equipe, recebe treinamentos iniciais, aprende sobre a cultura organizacional e começa a entender seus deveres e responsabilidades. É importante tornar esse período o mais acolhedor possível.

3 - Primeiras Semanas

Após os primeiros dias, o novo funcionário começa a se aprofundar em suas tarefas e processos de trabalho. Nesta fase, é essencial fornecer treinamento contínuo, feedback construtivo e oportunidades para esclarecer dúvidas. Também é uma boa oportunidade para apresentar mentores ou parceiros de trabalho experientes.

4 - Primeiros Meses

Nos primeiros meses, o novo funcionário deve se sentir cada vez mais confortável e produtivo em seu novo papel. É importante continuar monitorando seu progresso, fornecer recursos adicionais conforme necessário e envolvê-lo em projetos desafiadores que permitam o crescimento profissional.

5 - Integração Completa

Após um período de tempo variável, geralmente de três a seis meses, o novo funcionário deve estar totalmente integrado à empresa. Neste ponto, ele deve ter uma compreensão sólida da cultura, dos processos e das expectativas, além de se sentir parte da equipe e da organização.

Lembre-se de que a integração é contínua e flexível. Algumas fases podem se sobrepor ou variar em duração, dependendo das necessidades individuais e da complexidade do cargo. O objetivo principal é garantir que o novo funcionário se sinta bem-vindo, apoiado e preparado para ter sucesso em seu novo papel.

Envolvendo a liderança e os gestores

A alta administração deve demonstrar apoio e valorização do processo, alocando recursos adequados e comunicando sua importância em toda a organização. Quando os líderes se envolvem ativamente, isso envia uma mensagem poderosa sobre o valor que a empresa atribui ao onboarding e à integração de novos talentos.

Os gestores desempenham um papel crucial, atuando como mentores e fornecendo orientação diária aos novos funcionários. Eles devem ser treinados sobre como conduzir o processo de forma eficaz, estabelecendo expectativas claras, fornecendo feedback construtivo e criando um ambiente acolhedor e inclusivo para os recém-contratados.

Além disso, os gestores devem se envolver pessoalmente, dedicando tempo para conhecer os novos membros de sua equipe, compreender suas habilidades, interesses e aspirações. Esse envolvimento direto facilita a integração, fortalece o vínculo entre gestor e funcionário e promove um senso de pertencimento desde o início.

Ferramentas e tecnologias para o onboarding

O uso de ferramentas e tecnologias adequadas pode facilitar e aprimorar esse método. Algumas opções populares incluem:

• Plataformas de onboarding online: essas plataformas permitem criar fluxos de trabalho personalizados, acompanhar o progresso dos novos funcionários, compartilhar materiais de treinamento e facilitar a comunicação.
• Intranets e portais para funcionários: um portal exclusivo para funcionários pode fornecer um hub centralizado com informações importantes, políticas, formulários e recursos relevantes para novos contratados.
• Vídeos e conteúdo multimídia: vídeos explicativos, tutoriais e apresentações interativas podem torná-lo mais envolvente e facilitar a absorção de informações.
• Aplicativos móveis: aplicativos dedicados no processo de onboarding permitem que os novos funcionários acessem materiais, preencham formulários e se comuniquem com a equipe de recursos humanos de forma conveniente, por meio de dispositivos móveis.
• Ferramentas de colaboração: Plataformas como Microsoft Teams ou Workplace by Meta podem facilitar a comunicação, o compartilhamento de conhecimento e a integração dos novos funcionários com suas equipes.
• Automação de processos: ferramentas de automação de fluxo de trabalho podem agilizar tarefas repetitivas, como envio de lembretes, agendamento de reuniões e atribuição de tarefas durante o onboarding.
• Análise e relatórios: ferramentas de análise permitem rastrear métricas-chave, como taxas de retenção, engajamento e feedback dos novos funcionários, ajudando a identificar áreas de melhoria no programa.

Ao escolher as ferramentas certas, as empresas podem otimizá-lo, torná-lo mais eficiente, envolvente e alinhado com suas necessidades e cultura organizacional.

Onboarding remoto e virtual

Com o aumento do trabalho remoto e híbrido, o onboarding virtual se tornou uma necessidade para muitas empresas. Embora apresente desafios únicos, a opção remota bem estruturada pode ser tão eficaz quanto o presencial.

A chave é garantir uma experiência envolvente e interativa, aproveitando as ferramentas digitais disponíveis. Videoconferências, plataformas de colaboração online e conteúdo multimídia devem ser amplamente utilizados para facilitar a integração, o treinamento e o networking dos novos funcionários.

É essencial fornecer acesso remoto a todos os recursos necessários, como sistemas, documentação e suporte técnico. Além disso, os gestores devem se esforçar para criar oportunidades de interação social virtual, a fim de construir um senso de pertencimento.

Embora mais desafiador, o emoto oferece benefícios como maior flexibilidade, redução de custos e acesso a um banco de talentos mais amplo. Ao adotar as melhores práticas e investir nas ferramentas certas, as empresas podem garantir uma experiência positiva, mesmo à distância.

Como medir o sucesso do onboarding?

Para avaliar a sua eficácia e identificar áreas de melhoria, é essencial acompanhar algumas métricas-chave. Algumas das principais métricas a serem monitoradas incluem:

• Taxa de retenção de novos funcionários: acompanhe quantos novos contratados permanecem na empresa após 3, 6 e 12 meses. Uma alta taxa de desligamento precoce pode indicar falhas no método.
• Engajamento dos funcionários: conduza pesquisas regulares para avaliar o nível de engajamento e satisfação dos novos contratados.
• Tempo para atingir a produtividade total: monitore quanto tempo leva para um novo funcionário atingir o nível de produtividade esperado. Um onboarding bem-sucedido deve acelerar esse processo.
• Feedback dos gestores: obtenha feedback dos gestores sobre o desempenho e a integração dos novos funcionários. Eles podem fornecer percepções valiosas sobre pontos fortes e fracos do programa.
• Análise de custo-benefício: avalie os custos associados ao programa em relação aos benefícios obtidos, como aumento da produtividade e retenção de talentos.

Além das métricas quantitativas, também é importante coletar feedback qualitativo dos novos funcionários por meio de entrevistas ou grupos focais. Essa abordagem pode revelar percepções valiosas sobre a experiência e áreas para aprimoramento.

Respondendo às dúvidas comuns

Quanto tempo devo dedicar ao programa de onboarding?

Não há uma resposta única, pois isso depende do tamanho da sua empresa, da complexidade das funções e da quantidade de informações que os novos funcionários precisam absorver. No entanto, é recomendado estender por pelo menos algumas semanas ou até meses, em vez de tentar cobrir tudo em apenas alguns dias.

Quem deve estar envolvido no processo de onboarding?

Além da equipe de RH, é importante envolver os gestores diretos, mentores, colegas de equipe e, em alguns casos, a liderança sênior. Essa abordagem colaborativa ajuda os novos funcionários a se integrarem mais rapidamente à cultura e política e práticas da empresa.

Como lidar com o onboarding remoto ou virtual?

O virtual pode ser um desafio, mas existem várias estratégias eficazes, como envio de kits de boas-vindas físicos, reuniões virtuais introdutórias, tutoriais online e ferramentas de colaboração remota. A chave é replicar tanto quanto possível a experiência presencial.

Quanto devo investir em tecnologia de onboarding?

Embora as ferramentas de onboarding digitais possam ser úteis, elas não devem substituir completamente as interações pessoais. O ideal é encontrar um equilíbrio entre recursos tecnológicos e experiências presenciais ou virtuais envolventes.

Conclusão

O onboarding é um investimento valioso para as empresas, pois integra novos talentos de maneira eficiente e estratégica. Um programa bem estruturado não apenas facilita a transição dos novos contratados, mas também transmite a cultura, os valores e as expectativas da organização desde o início.

Ao fornecer treinamento, recursos e suporte adequados, as empresas criam um ambiente acolhedor e propício ao desenvolvimento dos funcionários. Isso, por sua vez, aumenta o engajamento, a retenção de talentos e o alinhamento com os objetivos organizacionais.

Lembre-se de que é um processo contínuo que requer comprometimento e ajustes constantes. Ouça o feedback dos novos contratados, analise os resultados e faça melhorias quando necessário. Quando bem-sucedido é um diferencial competitivo, pois contribui para a construção de uma equipe talentosa, engajada e alinhada com a visão da empresa.

Não negligencie sua importância, invista nesse processo de onboarding estratégico e colha os benefícios de uma força de trabalho motivada e preparada para impulsionar o sucesso do seu negócio.

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