Cobrar clientes pode parecer desconfortável, mas com a abordagem certa e o uso de canais modernos como o WhatsApp, é possível transformar esse processo em algo mais ágil, respeitoso e eficiente.
Se você é empreendedor, gestor financeiro ou cuida da área de cobranças, este conteúdo é para você. Descubra como enviar mensagens de cobrança pelo WhatsApp de forma estratégica, mantendo um bom relacionamento com seus clientes.
Por que usar o WhatsApp para cobranças?
O WhatsApp se tornou uma das principais ferramentas de comunicação no Brasil, com mais de 170 milhões de usuários ativos. Seu uso no ambiente corporativo é cada vez mais comum, especialmente por sua rapidez, praticidade e alta taxa de visualização.
De acordo com a pesquisa Panorama Mobile Time/Opinion Box (2024), 79% dos usuários afirmam se comunicar com marcas pelo WhatsApp, tornando-o o canal preferido de atendimento e relacionamento com empresas — à frente do Facebook Messenger (64%) e do Instagram Direct (48%).
Além disso, segundo a Mobile Time, mais de 90% das mensagens enviadas pelo WhatsApp são lidas em até 5 minutos, o que reforça sua eficácia como canal de comunicação rápida e direta com o cliente. Ou seja, é um canal ideal para alertar sobre boletos vencidos, lembretes de pagamento ou negociações em aberto com respostas rápidas e maior taxa de conversão.
Quais os cuidados ao cobrar pelo WhatsApp?
Antes de sair enviando mensagens de cobrança, é essencial ter alguns cuidados para não ferir normas legais ou prejudicar a imagem da sua empresa:
- Consentimento: só envie mensagens se o cliente forneceu o número e autorizou esse tipo de contato.
- Horários adequados: evite horários fora do expediente (antes das 8h ou após as 20h, inclusive finais de semana).
- Privacidade: nunca exponha dívidas em grupos ou com mensagens que outras pessoas possam ver.
- Tom respeitoso: mantenha um tom educado, empático e não ameaçador.
Como mandar mensagens de cobrança por WhatsApp: 6 dicas eficazes
A seguir, confira as melhores práticas para enviar cobranças pelo WhatsApp de forma profissional e estratégica:
1. Use linguagem clara e objetiva
Evite rodeios. Seja claro e educado logo na primeira mensagem, informando o motivo do contato de forma objetiva. Veja um exemplo:
Olá, [Nome]! Identificamos que sua fatura referente ao serviço [Serviço X], com vencimento em [data], ainda consta como pendente. Caso o pagamento já tenha sido realizado, por favor, desconsidere esta mensagem.
2. Personalize a mensagem
Evite mensagens genéricas. Use o nome do cliente, o valor da dívida, data de vencimento e o serviço prestado. Isso demonstra profissionalismo e atenção.
3. Envie lembretes automáticos antes e depois do vencimento
Se possível, programe lembretes automáticos em ferramentas integradas ao seu sistema financeiro. Um exemplo de lembrete:
Bom dia, [Nome]! Este é um lembrete de que sua fatura de R$ [valor], referente ao serviço [X], vence amanhã, dia [data]. Qualquer dúvida, estamos à disposição.
4. Ofereça opções de pagamento e facilidade
Facilite o pagamento com links diretos de boleto ou Pix. Isso aumenta significativamente as chances de recebimento. Veja um exemplo a seguir:
Para sua comodidade, segue o link para pagamento: [link]. Se precisar de uma nova data ou parcelamento, podemos conversar.
5. Seja educado, mas assertivo
Lembre-se: ser cordial não significa ser permissivo. Demonstre disposição para negociar, mas deixe claro que é importante regularizar.
Estamos aqui para ajudar! Se precisar renegociar o valor ou a data, nos avise. Podemos encontrar uma solução juntos.
6. Registre as conversas
Sempre que possível, salve as interações (de preferência com o consentimento do cliente). Isso pode ser útil em caso de conflitos ou ações judiciais.
Leia também: Pix para empresas: quais as vantagens?
Modelos prontos de mensagens de cobrança por WhatsApp
Abaixo, veja alguns exemplos prontos que você pode adaptar à sua realidade:
Mensagem antes do vencimento
Olá, [Nome]! Tudo bem? Passando para lembrar que sua fatura referente ao serviço [X] vence em [data]. Qualquer dúvida, é só chamar. Obrigado!
Mensagem no dia do vencimento
Oi, [Nome]! Hoje é o vencimento da sua fatura no valor de R$ [valor]. Para facilitar, segue o link de pagamento: [link]. Agradecemos a atenção![caixa-borda]
Mensagem após o vencimento
Olá, [Nome]. Notamos que o pagamento da fatura vencida em [data] ainda não foi identificado. Caso já tenha pago, desconsidere. Se precisar de ajuda, estamos à disposição para negociar.[caixa-borda]
O que evitar nas mensagens de cobrança?
- Mensagens em CAPS LOCK (transmitem agressividade).
- Gatilhos negativos como "Você está inadimplente" ou "Seu nome pode ser negativado".
- Enviar várias mensagens no mesmo dia.
Conclusão: cobrança respeitosa é cobrança eficiente
Saber como mandar mensagens de cobrança por WhatsApp do jeito certo é essencial para manter a saúde financeira da empresa e o bom relacionamento com os clientes.
Com uma abordagem clara, educada e personalizada, é possível reduzir a inadimplência sem comprometer a confiança construída com o consumidor.
Contas Online
Mais do que enviar mensagens no momento certo, é essencial que sua empresa tenha uma gestão financeira organizada para acompanhar os prazos de recebimento, controlar a inadimplência e tomar decisões baseadas em dados.
Um bom controle financeiro permite:
- Visualizar rapidamente quais clientes estão inadimplentes
- Acompanhar o fluxo de caixa com precisão
- Ter relatórios de recebimentos em tempo real
Dica: Evite controles manuais e planilhas complicadas. Com o Contas Online, sua empresa organiza contas a pagar e a receber, agenda lembretes automáticos e melhora o relacionamento com os clientes, tudo em um só lugar.
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