Pensando em incluir novas atividades no seu CNPJ? A inclusão dessas atividades econômicas no CNPJ já existente é uma prática muito comum entre as empresas. Principalmente entre aquelas que desejam expandir seu negócio.
Essa necessidade pode acontecer por diversos motivos, como a identificação de novas oportunidades de negócio, a necessidade de emitir novos tipos de nota fiscal ou o desejo de participar de licitações que exigem atividades específicas. Como, por exemplo:
Uma empresa de consultoria que queira também prestar serviços de treinamento, pode incluir esta nova atividade para emitir notas fiscais de serviços dos dois tipos. Ou uma empresa do setor de serviços de informática que queira participar de licitações públicas na área de software, pode incluir esta atividade para se enquadrar nos requisitos exigidos.
Segundo o Boletim do primeiro quadrimestre de 2024, do Mapa de Empresas, foram registradas mais de 21 milhões de empresas ativas no Brasil, entre matriz, filiais e MEI. Dessas, 81,8% das empresas em operação são aquelas do setor de comércio e serviços, o que melhor viabiliza a inclusão de outras atividades no CNPJ.
Essa inclusão pode ser muito benéfica para essas empresas. Mas é preciso seguir algumas regras e procedimentos para incluir da forma correta, conforme veremos a seguir.
Regras para inclusão de novas atividades no CNPJ
O CNPJ permite que uma empresa tenha múltiplas atividades econômicas, desde que essas atividades estejam relacionadas entre si ou sejam complementares. Isso significa que não é possível incluir atividades totalmente distintas e não relacionadas no mesmo cadastro.
As principais regras para inclusão de novas atividades são:
- As atividades devem fazer parte do mesmo ramo de negócio ou serem complementares. Por exemplo, uma empresa de roupas pode incluir produção, venda e confecção de roupas no mesmo cadastro.
- Atividades de setores totalmente diferentes não podem ser incluídas no mesmo CNPJ. Por exemplo, não é possível ter uma metalúrgica e uma padaria no mesmo cadastro.
- A inclusão de novas atividades deve refletir a realidade dos negócios da empresa. Não é permitido incluir atividades apenas por formalidade sem que elas sejam de fato exercidas.
- As novas atividades incluídas devem constar no contrato social ou estatuto da empresa.
- A Receita Federal pode contestar a inclusão de atividades muito distintas no mesmo cadastro. Nesses casos, a empresa pode precisar abrir um novo CNPJ.
- As novas atividades devem ser compatíveis com o endereço da empresa, é permitido usar um endereço virtual, caso seja necessário
- Atenção também aos alvarás de funcionamento, busque a autorização junto as instituições pertinentes às novas atividades. Como, Vigilância, Bombeiros, etc.
Portanto, é permitido diversificar as atividades desde que elas tenham sinergia e complementaridade, refletindo as operações reais da empresa. Mas não é possível mesclar atividades totalmente distintas e sem relação alguma.
Saiba também: Descubra como alterar o CNAE do MEI
Cuidados ao alterar atividades
Ao alterar as atividades econômicas, é importante ter alguns cuidados para evitar problemas. As principais precauções são:
- Avaliar os riscos fiscais da mudança. Alterar o CNPJ pode mudar a forma de tributação da empresa, o que pode aumentar ou diminuir a carga tributária. É importante analisar isso com um contador antes de fazer a alteração.
- Verificar obrigações acessórias. Dependendo das novas atividades, a empresa pode passar a ter novas obrigações de envio de declarações e documentos para órgãos como Receita Federal, Secretarias da Fazenda Estaduais, etc.
- Analisar impactos contratuais. As alterações podem afetar contratos já firmados pela empresa, como de locação e fornecimento. É preciso avaliar se é necessário comunicar os contratantes ou fazer aditivos contratuais.
- Mudanças no eSocial e DCTFWeb. Ao mudar as atividades, é preciso atualizar essas declarações trabalhistas e previdenciárias para refletirem as novas atividades.
- Verificar alteração de enquadramento. Ao incluir novas atividades, a empresa pode mudar de porte ou regime tributário, o que afeta a forma de apuração de impostos.
- Avaliar riscos trabalhistas. A inclusão de novas atividades econômicas pode exigir a contratação de novos profissionais ou alterar a CLT dos atuais empregados.
Portanto, é essencial fazer uma análise cuidadosa dos impactos da alteração de atividades antes de solicitar a mudança, para evitar problemas fiscais, contratuais e trabalhistas futuros. O ideal é buscar orientação de um contador e advogado especializados.
Leia também: Conheça as principais obrigações fiscais de uma empresa
Quais atividades podem ser incluídas no CNPJ?
Existem vários tipos de atividades econômicas que podem ser incluídas em um CNPJ já existente, permitindo que a empresa amplie sua atuação. Alguns dos mais comuns são:
- Serviços de consultoria: muitas empresas decidem prestar serviços de consultoria em áreas relacionadas ao seu negócio principal, como consultoria administrativa, financeira, jurídica, de recursos humanos, etc.
- Comércio eletrônico: empresas do varejo físico estão migrando para o e-commerce, vendendo produtos pela internet. Isso requer incluir a atividade de comércio eletrônico.
- Prestação de serviços: empresas industriais podem incluir serviços relacionados, como manutenção, instalação e reparo de equipamentos que fabricam.
- Importação e exportação: empresas que fabricam produtos no Brasil podem decidir importar insumos ou exportar sua produção. As atividades de importação e exportação devem ser incluídas.
- Atividades secundárias: algumas empresas acabam executando atividades secundárias para complementar a atividade principal, como uma fábrica de móveis que passa a ter marcenaria.
- Novos segmentos: às vezes a empresa decide entrar em um novo segmento, como uma indústria têxtil que passa a fabricar calçados. O novo segmento precisa ser incluído também.
- Locação de imóveis: empresas que possuem imóveis disponíveis podem alugá-los, precisando incluir a locação no cadastro.
Consultoria jurídica
É altamente recomendado consultar um advogado ou contador antes de alterar essas atividades. Eles poderão assessorar sobre as implicações legais e tributárias de incluir novas atividades e ajudar a avaliar se é, de fato, a melhor opção para o seu negócio.
Alguns pontos importantes que um profissional pode esclarecer:
- Implicações fiscais da mudança - como a inclusão de novas atividades pode afetar a tributação da empresa. Cada atividade tem alíquotas de impostos diferenciadas.
- Responsabilidades legais - ao incluir novas atividades, a empresa passa a ser responsável por cumprir todas as obrigações referentes àquela atividade, como licenças e alvarás necessários.
- Riscos trabalhistas - a inclusão de novas atividades abre precedente para contratação de novos funcionários. Isso traz responsabilidades adicionais na gestão de recursos humanos.
- Impacto contábil - a contabilidade da empresa precisará ser adaptada para comportar as novas atividades. Isso afeta demonstrativos financeiros, apuração de impostos, etc.
- Enquadramento jurídico - em alguns casos, a inclusão de novas atividades pode exigir a alteração do tipo jurídico da empresa, como de MEI para LTDA.
Por isso, é essencial consultar um profissional experiente antes de tomar qualquer decisão sobre a alteração. Ele poderá assessorar os prós e contras, ajudando a empresa a evitar problemas futuros. Vale o investimento para fazer as alterações da forma correta.
Sobre os custos do processo
Alterar as atividades econômicas tem custos envolvidos que devem ser considerados pelo empreendedor. Esses custos incluem:
- Taxa de alteração no CNPJ: atualmente não há taxa cobrada pela Receita Federal para (MEIs), no entanto, os (MEs) têm a taxa estadual, que varia de estado para estado.
- Honorários de contador: o ideal é contratar um contador para orientar e realizar o processo de alteração. Os honorários cobrados variam conforme o escritório de contabilidade, mas, em geral, ficam entre R$110 e R$1000.
- Custos com documentação: pode ser necessário emitir novos documentos fiscais e contratuais, o que tem custos de impressão e autenticação. Além disso, alterações contratuais podem requerer honorários advocatícios.
- Custos de adequação: dependendo das novas atividades, pode ser preciso fazer adaptações nas instalações, maquinário, estoque, etc. Isso representa investimentos que devem ser considerados.
- Taxas de licenças e alvarás: ao incluir novas atividades, talvez seja preciso solicitar novos alvarás junto à prefeitura, vigilância sanitária, corpo de bombeiros, etc. Cada licença possui uma taxa específica.
Portanto, o empreendedor deve projetar esses custos com antecedência e se preparar financeiramente para arcar com eles durante o processo de alteração de atividades. Uma consultoria contábil e jurídica especializada é recomendável para estimar os valores envolvidos de forma precisa.
Quais os prazos para alteração no CNPJ?
Após o envio da documentação solicitando a inclusão de novas atividades econômicas, existe um prazo definido pela Receita Federal para análise do pedido e efetivação da alteração cadastral.
A receita tem o prazo de até 15 dias úteis para analisar a documentação e deferir ou indeferir a solicitação. Caso falte algum documento ou haja alguma inconsistência, a Receita pode solicitar complementação de informações, reiniciando o prazo a partir do recebimento dos novos documentos.
Uma vez deferido o pedido, a alteração cadastral é processada no sistema da Receita Federal e o novo CNPJ com atividades atualizadas é emitido. Essa emissão costuma ocorrer em até 5 dias úteis após o deferimento.
Portanto, considerando os prazos máximos, o contribuinte deve aguardar em torno de 20 dias úteis entre o envio da solicitação e a efetiva alteração cadastral com as novas atividades. Este prazo pode variar conforme a demanda de análise da Receita Federal.
O ideal é que o contribuinte acompanhe o andamento do processo por meio do site da Receita Federal, verificando se há pendências e providenciando prontamente qualquer complemento de informações solicitado, para agilizar o trâmite.
Qual o passo a passo para incluir novas atividades econômicas?
Para incluir as novas atividades econômicas em um cadastro já existente, é necessário seguir um passo a passo prático:
- Verifique se a atividade que deseja incluir é permitida pelo seu CNPJ atual. Algumas atividades possuem regras específicas para serem incluídas.
- Reúna a documentação necessária, que normalmente inclui contrato social atualizado, comprovante de endereço, documentos dos sócios e declaração de responsabilidade.
- Preencha o formulário próprio do seu estado, informando os códigos da Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE) e descrever detalhadamente as novas atividades que deseja incluir no CNPJ.
- Entregue o formulário preenchido e a documentação necessária na Junta Comercial do seu estado ou prefeitura. Lá, os dados serão analisados.
- Após a aprovação, a Junta Comercial emitirá um Certificado de Atualização Cadastral com as novas atividades incluídas.
- Atualize o contrato social da empresa com as novas atividades e registre em cartório.
- Comunique a Receita Federal sobre a inclusão das atividades, enviando o Certificado de Atualização Cadastral.
- Após alguns dias úteis, a Receita Federal atualizará seu CNPJ com as novas atividades. Você poderá consultar a atualização no site da Receita.
- Atualize outras informações da empresa, como alvará e inscrições municipais e estaduais, conforme necessidade.
- Tenha cuidado com o prazo de validade do Certificado de Atualização Cadastral para não perder a inclusão das atividades.
Perguntas frequentes
Acrescentar novas atividades em um cadastro já existente é um procedimento comum para empresas que estão se expandindo. No entanto, é natural surgirem dúvidas sobre como fazer isso da forma correta. Veja abaixo as perguntas mais frequentes:
Posso simplesmente começar a emitir notas fiscais com a nova atividade?
Não. É preciso antes alterar os dados cadastrais junto à Receita Federal para incluir a nova atividade desejada. Somente após a alteração cadastrada é que você poderá emitir documentos fiscais vinculados à nova atividade.
Quanto custa alterar atividades no CNPJ?
A alteração de dados pode ser feita gratuitamente pela internet, no site da Receita Federal. Ou você pode optar por serviços de contabilidade que fazem essas alterações, mediante cobrança de taxas.
Existe quantidade máxima de atividades que posso incluir?
Para todas as empresas que não sejam MEI, é possível ter até 99 atividades econômicas vinculadas a um mesmo CNPJ. Porém, é recomendável manter o foco principal da empresa e não exagerar na diversificação de atividades.
Posso incluir qualquer tipo de atividade no meu CNPJ?
Não, somente atividades compatíveis ao objeto social da empresa poderão ser incluídas. Além disso, algumas atividades são regulamentadas e exigem alvarás ou licenças específicas.
Quanto tempo leva para alteração cadastral surtir efeito?
A alteração é válida assim que for concluída no sistema da Receita Federal. Porém, deve-se aguardar a atualização cadastral em outros órgãos como Prefeitura, Estado, entre outros, o que pode levar alguns dias.
Preciso alterar meu contador quando incluo novas atividades?
Não necessariamente. Seu contador atual pode ser capaz de prestar serviços para as novas atividades. Porém, dependendo da complexidade, pode ser recomendável buscar um contador especialista no ramo da nova atividade.
Posso ser autuado se exercer atividade não inclusa no CNPJ?
Sim. Exercer atividade econômica sem o devido registro é considerada irregularidade fiscal. Portanto, inclua no CNPJ todas as atividades exercidas para evitar autuações.
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