Aqui no blog do Contas Online, estamos sempre falando da importância de um bom gerenciamento financeiro para o crescimento saudável da empresa. Podemos dizer, inclusive, que um empreendimento bem-sucedido é a prioridade máxima do gestor responsável.
Neste artigo, você vai conhecer o gerenciamento de custo do projeto, a sua importância para um negócio e como fazer esse processo. Acompanhe a leitura!
O que é gerenciamento de custos em projetos e qual a sua importância?
Podemos resumir o gerenciamento de custos em projetos como o conjunto de processos que estima, aloca e controla os gastos de um projeto. Esses processos, então, têm como objetivo principal reduzir as chances de que o orçamento sofra acréscimos desnecessários.
Dessa forma, é possível conciliar os recursos financeiros de uma empresa da melhor forma para que o projeto seja concluído. Inclusive, o gerenciamento de custo do projeto deve ter início logo na fase de planejamento e mantido ao longo de todas as fases do empreendimento.
Em outras palavras, o gerente do projeto deve documentar e rastrear todas as previsões de custo e acompanhar esses valores durante o andamento do projeto, com o objetivo de garantir que tudo fique dentro do orçamento inicial.
O gerenciamento de custos considera alguns fatores, como:
- Gerenciamento de escopo;
- Cronograma;
- Qualidade do projeto;
- Recursos;
- Comunicação;
- Riscos.
Essa sinalização é fundamental para que o orçamento total saia o mínimo possível do estipulado na fase de planejamento.
Uma das principais vantagens de realizar o gerenciamento de custos em projetos é ter uma forma estruturada para planejar e determinar os custos. Essa organização garante que nenhuma etapa seja esquecida e, por isso, permite que o gestor elabore um orçamento o mais próximo possível da realidade.
Outra vantagem importante desse processo é garantir a visão do custo de cada atividade do projeto aos patrocinadores. Dessa forma, fica muito mais fácil comprovar os gastos e justificar o porquê aquele dinheiro foi investido em determinado recurso.
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Como fazer
Agora que você já entendeu o significado de gerenciamento de custo do projeto e suas vantagens para uma empresa, vamos ensinar como fazer o processo. Acompanhe os tópicos a seguir!
1. Planeje os recursos
Definitivamente, não há como fugir do planejamento inicial. Afinal, é preciso saber todas as informações sobre o que é ou o que não é necessário para o desenvolvimento do projeto.
Dentro do planejamento inicial, deve conter a quantidade de mão de obra necessária, a necessidade ou não da contratação de terceiros, o número de equipamentos utilizados, como adquiri-los, entre outros detalhes.
Em resumo, planejar os recursos é determinar como o gerenciamento de custos será feito.
Esse planejamento, inclusive, deve ser minucioso, detalhando também a quantidade de cada item que será utilizado, onde será encontrado e demais níveis de precisão e exatidão.
2. Estime os custos do projeto
Com o planejamento inicial feito, é a hora de realizar a estimativa de custos. Aqui, o gestor começa a determinar os valores que envolvem o projeto, dando atenção para os orçamentos fornecidos por fornecedores e comparando os preços do mercado.
Obviamente, essa estimativa não está relacionada com um valor aleatório — pelo contrário, o estudo de quanto cada recurso custará deve ser preciso, baseando-se nas informações disponíveis no momento.
Nessa estimativa, estão algumas informações importantes que devem ser consideradas, como comprar vs. fazer, alugar vs. comprar etc. Esse processo de estimar os custos pode ser realizado várias vezes durante o projeto, conforme necessário.
3. Determine um orçamento
Apesar de soar parecida com a etapa anterior, determinar orçamentos é diferente de estimá-los. Afinal, agora é o momento em que o investimento necessário é previsto para que o projeto seja concluído.
Nessa fase, são escolhidos os fornecedores e os valores que serão acordados para, então, levar para aprovação do cliente.
4. Controle os custos
Como já citamos neste artigo, é fundamental que o gerenciamento de custo do projeto aconteça no início da fase de planejamento e mantido ao longo de todas as etapas seguintes.
Em resumo, o controle de custos é o acompanhamento, ao longo da execução do projeto, dos gastos reais. Monitorar o andamento do projeto é fundamental para que o gerente tenha certeza de que o projeto esteja dentro do orçamento aprovado.
É essencial que o controle de custos seja cíclico e contínuo, ou seja, que aconteça durante toda a execução do projeto e seja acompanhado frequentemente.
A recomendação, nesses casos, é que todo o processo seja documentado. Por isso, registre as operações financeiras e guarde sempre as notas fiscais.
Como potencializar o gerenciamento de custo
Existem algumas dicas para melhorar o gerenciamento de custo de um projeto e mantê-lo dentro do orçamento planejado. Veja as principais:
1. Faça revisões no orçamento
Definitivamente, a principal dica para potencializar o gerenciamento de custo de um projeto é monitorar frequentemente o projeto.
Afinal, um sobrecusto de 10% é muito mais fácil de ser corrigido do que um de 50%, não é mesmo? Por isso, analise constantemente o limite de gastos e reveja o uso de recursos.
2. Comunicação é fundamental
Manter a sua equipe bem informada é essencial para potencializar o gerenciamento de custo do projeto.
Isso acontece porque uma equipe bem informada possui maior controle das atividades e, como consequência, dos gastos realizados.
3. Gerencie o escopo do projeto detalhadamente
Como qualquer projeto, alguns trabalhos não dimensionados podem aparecer sem mais nem menos, fazendo com que todo o planejamento sofra mudanças e o orçamento extrapole o controle.
Para evitar que esse problema ocorra, é preciso que o gestor implante uma política de formalização de pedidos para o acréscimo ou a alteração de trabalhos que não estejam contemplados no plano inicial.
A partir deste artigo, ficou claro para você que o gerenciamento de custos deve ser parte essencial da gestão de projeto. Afinal, o processo atenta para a necessidade de controlar as despesas e potencializar os lucros desse negócio.
Organizar as finanças e o cronograma da sua empresa é uma excelente estratégia para evitar futuras dores de cabeça e colaborar com o crescimento do negócio!
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