A folha de pagamento é uma das obrigações mais importantes de uma empresa e dos processos da área de Recursos Humanos, uma vez que está diretamente relacionada com a remuneração dos colaboradores.
Para fazer um bom gerenciamento de finanças da sua empresa, é essencial entender todos os seus custos — como o salário de cada funcionário e, consequentemente, a sua folha de pagamento.
Pensando na importância do assunto, elaboramos este artigo para tirar todas as suas dúvidas sobre o documento: o que diz a lei, benefícios, como calculá-lo e muito mais. Continue a leitura!
O que é folha de pagamento?
A folha de pagamento apresenta a remuneração dos colaboradores, considerando os seus descontos e recebimentos em uma só documentação.
Basicamente, todo funcionário contratado pelo regime da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) precisa ter a sua folha elaborada mensalmente, sendo vantajoso tanto para a empresa quanto para o próprio colaborador.
A folha de pagamento tem previsão legal e o seu cálculo é baseado em informações como jornada de trabalho, adicionais e alguns benefícios, que veremos nos tópicos abaixo.
O documento precisa conter algumas informações essenciais:
- Dados do empregador;
- Dados do funcionário, assim como seu cargo e função na empresa;
- Número de dias ou horas trabalhadas;
- Descontos realizados ou valores acrescentados;
- Valor bruto do salário (sem descontos);
- Valor líquido do trabalho (após os descontos).
O cálculo da folha de pagamento exige que o gestor responsável ou setor de RH tenha conhecimento de obrigações trabalhistas e o próprio sistema de folha utilizado na instituição.
Diferença entre Remuneração e Salário
Embora muitas vezes sejam usados como sinônimos, remuneração e salário possuem significados distintos:
- Salário: é o valor fixo pago diretamente ao colaborador em troca do seu serviço, estabelecido em contrato e determinado pelo número de horas trabalhadas. É o valor base, sem considerar adicionais ou benefícios.
- Remuneração: engloba o salário e todos os benefícios e adicionais que o colaborador recebe. Isso inclui horas extras, adicionais de periculosidade, insalubridade, comissões, bonificações, entre outros.
Por exemplo: se um colaborador recebe um salário fixo de R$3.000 e mais R$500 de comissão, sua remuneração será de R$3.500.
Folha de Pagamento vs. Holerite: entenda as diferenças
Embora estejam relacionados, folha de pagamento e holerite são documentos diferentes. A folha de pagamento é um documento interno utilizado pela empresa para calcular e registrar todas as remunerações e descontos dos colaboradores. Esse registro é fundamental para garantir o cumprimento das obrigações fiscais e trabalhistas.
O holerite, também conhecido como contracheque, é o documento entregue individualmente a cada colaborador. Nele, estão detalhados o salário bruto, os descontos aplicados, os benefícios recebidos e o valor líquido a ser pago. Ele serve como comprovante formal do pagamento efetuado pela empresa.
Portanto, enquanto a folha de pagamento é um registro completo de todos os colaboradores da empresa, o holerite é individual e destinado ao colaborador.
Leia também: Holerite: Desvendando seu contracheque
Qual a importância de saber calcular a folha de pagamento?
É preciso entender que a folha de pagamento é um documento que envolve muitos processos e, por isso, é fundamental ter cuidado durante o seu cálculo para evitar erros e futuras complicações.
Os pagamentos indevidos são os principais descuidos e, a longo prazo, esse erro pode acabar desequilibrando a saúde financeira do negócio. Além disso, o cálculo correto da folha de pagamento é uma tarefa obrigatória por lei e, por isso, o seu não cumprimento pode acarretar multas e indenizações.
Penalidades por erros na Folha de Pagamento
Realizar a folha de pagamento inadequadamente pode gerar uma série de penalidades legais e financeiras para as empresas. Os erros mais comuns incluem descontos indevidos, cálculo incorreto de impostos e não cumprimento dos prazos estabelecidos pela legislação.
As penalidades podem variar desde multas administrativas aplicadas por órgãos fiscalizadores, como a Receita Federal e o Ministério do Trabalho, até ações judiciais movidas por colaboradores. Em casos mais graves, podem ocorrer bloqueios de bens e restrições para participação em licitações públicas.
Além das consequências financeiras, erros frequentes podem afetar a reputação da empresa e gerar desmotivação entre os colaboradores, prejudicando o ambiente de trabalho. Por isso, é essencial que as empresas invistam em profissionais capacitados e em sistemas de gestão eficientes para garantir a conformidade com a legislação trabalhista.
O que diz a lei sobre a folha de pagamento?
A lei que trata sobre a obrigatoriedade da folha de pagamento é o artigo 225 do Decreto nº 3048/9, conhecido como Regulamento da Previdência Social, afirmando a empresa de:
“Art. 225. A empresa é também obrigada a:
I- preparar folha de pagamento de remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos;
II – lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos;
III – prestar ao Instituto Nacional do Seguro Social e à Secretaria da Receita Federal todas as informações cadastrais, financeiras e contábeis de interesse dos mesmos, na forma por eles estabelecida, bem como os esclarecimentos necessários à fiscalização;"
Além disso, como citamos anteriormente, todo funcionário contratado pelo regime da Consolidação das Leis de Trabalho (CLT) precisa ter a sua folha elaborada mensalmente, de acordo com o artigo 464 da Lei nº 5.424 (CLT):
“Art. 464 - O pagamento do salário deverá ser efetuado contra recibo, assinado pelo empregado; em se tratando de analfabeto, mediante sua impressão digital, ou, não sendo esta possível, a seu rogo.”
O que são proventos na folha de pagamento?
Proventos na folha de pagamento são os chamados créditos dos empregados, lançados separadamente de forma a facilitar o seu entendimento.
Vamos conhecer os principais? Confira os tópicos a seguir!
1. Salário
O principal provento na folha de pagamento é o salário do colaborador, seguindo a lei com importância fixa estipulada e de igual valor a colaboradores que prestam a mesma função, sem distinção de sexo, nacionalidade ou idade.
É importante reforçar que, mesmo que habituais, valores extras como auxílio-alimentação (vedado seu pagamento em dinheiro), prêmios, abonos e demais benefícios extras não incorporam ao contrato de trabalho e, por isso, não devem constar na folha de pagamento.
O salário-família, por outro lado, é um benefício que deve constar na folha, variando de acordo com a idade dos filhos e da renda máxima estipulada no governo.
2. Hora extra
A hora extra faz parte dos proventos na folha de pagamento, considerado o valor creditado pela empresa referente às horas excedidas que foram cumpridas pelo colaborador na sua jornada de trabalho.
Segundo a lei, esse trabalhador pode acrescentar até duas horas a sua jornada de trabalho, com um acréscimo mínimo de 50% sobre o valor da hora normal, desde que seja acordado entre as partes.
3. Adicional noturno
Conforme a CLT, o adicional noturno é destinado ao colaborador que realiza as suas funções entre 22 horas e 5 horas da manhã seguinte. Nesses casos, o adicional deve constar na folha de pagamento de 20% comparado à hora diurna.
4. Adicionais de insalubridade e periculosidade
A insalubridade e periculosidade são pagamentos que se relacionam às condições de trabalho que expõem o colaborador a agentes nocivos à saúde ou condições de risco acentuado.
O trabalho em condições insalubres, por exemplo, é pago sobre o salário mínimo e corresponde de 10% a 40%, variando de acordo com o grau de insalubridade. O trabalho em condições de periculosidade, por outro lado, recebe um acréscimo de 30% baseado no salário-base do funcionário.
- Exemplos de insalubridade no trabalho: contato com agentes nocivos à saúde, como produtos químicos, ruído, calor extremo, entre outros.
- Exemplos de periculosidade no trabalho: contato permanente com inflamáveis ou explosivos em condições de risco.
5. Férias
De acordo com a CLT, os trabalhadores que trabalham sob o regime têm direito a 30 dias de férias por ano. Nesse sentido, o valor do pagamento dessas férias deve constar na folha de pagamento, correspondendo a um mês trabalhado + 1/3 desse valor.
6. Descanso Semanal Remunerado (DSR)
É um direito garantido ao trabalhador de usufruir de um dia de descanso remunerado por semana, geralmente aos domingos, conforme estabelecido pela legislação trabalhista. O DSR é calculado com base na jornada semanal de trabalho e deve ser incluído no pagamento mensal do colaborador.
Além disso, quando o funcionário realiza horas extras durante a semana, o valor do DSR deve ser ajustado proporcionalmente à média dessas horas adicionais. Caso o colaborador falte injustificadamente durante a semana, pode haver desconto proporcional no pagamento do DSR.
7. Salário Família
É um benefício previdenciário concedido aos trabalhadores de baixa renda que possuem filhos de até 14 anos ou filhos de qualquer idade que tenham deficiência. Esse auxílio pretende complementar a renda familiar, ajudando a garantir melhores condições de sustento para os dependentes.
O valor do benefício é estipulado pelo governo e atualizado periodicamente, variando conforme a faixa salarial do trabalhador. Para ter direito ao salário-família, é necessário apresentar documentação específica, como a certidão de nascimento dos filhos e o comprovante de vacinação em dia para crianças de até seis anos.
8. Adicional de tempo de serviço
Benefício concedido ao colaborador em reconhecimento à sua dedicação e lealdade à empresa ao longo dos anos. Ele consiste em um valor extra pago periodicamente, que pode ser calculado anualmente, por quinquênio (a cada cinco anos) ou em outros períodos estipulados pela convenção coletiva, ou política interna da empresa.
Esse adicional pode ser calculado como um percentual sobre o salário-base ou um valor fixo, incentivando a permanência do colaborador na organização e valorizando sua experiência e conhecimento acumulado ao longo do tempo.
9. Auxílio-creche/babá
Benefício destinado às colaboradoras com filhos pequenos, com o objetivo de apoiar a conciliação entre vida profissional e maternidade. Previsto em convenções coletivas, acordos sindicais ou políticas internas da empresa, esse auxílio visa custear despesas relacionadas ao cuidado infantil, como creches ou serviços de babá.
Em alguns casos, o benefício pode ser estendido aos pais em situações específicas. O valor e as condições de concessão podem variar de acordo com a política interna da empresa e a legislação vigente, promovendo um ambiente de trabalho mais inclusivo e favorável às famílias.
10. Diárias para viagens
Pagamentos realizados ao colaborador para cobrir despesas relacionadas a viagens a trabalho, como alimentação, hospedagem e transporte. Esse benefício tem como objetivo garantir que o trabalhador não tenha custos adicionais ao exercer suas atividades fora do local habitual de trabalho.
Conforme a legislação vigente, as diárias não são incorporadas ao salário e não sofrem incidência de encargos trabalhistas, desde que o valor total das diárias não ultrapasse 50% do salário do colaborador no mês.
Caso ultrapasse esse limite, o excedente poderá ser incorporado ao salário, gerando reflexos em encargos como INSS e FGTS. Além disso, as regras específicas para concessão e comprovação de despesas podem variar conforme a política interna da empresa.
Quais descontos estão presentes na folha de pagamento?
O primeiro passo para aprender a calcular a folha de pagamento é entender quais são os descontos aplicados ao documento.
São eles:
- FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço): programa com o objetivo de proteger o trabalhador demitido sem justa causa. Todo mês, então, são depositados um valor correspondente a 8% do salário que pode ser sacado em momentos especiais;
- INSS (Instituto Nacional do Seguro Social): objetivo de operacionalizar os direitos no Regime Geral de Previdência Social. A alíquota nominal de contribuição varia conforme o salário bruto:
- 7,5% do salário para quem ganha até R$1.518,00 (2025). Sem parcela a deduzir.
- 9% do salário para quem ganha de R$1.518,00 a R$2.793,88. Parcela a deduzir R$ 22,77.
- 12% do salário para quem ganha de R$2.793,88 a R$4.190,83. Parcela a deduzir R$ 106,59.
- 14% do salário para quem ganha de R$4.190,83 a R$8.157,41. Parcela a deduzir R$ 190,40.
- IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte): a antecipação do pagamento do Imposto de Renda, só não sendo descontado da folha de pagamento de funcionários isentos do pagamento do imposto. A alíquota também varia conforme o salário bruto, depois da dedução de INSS e, para isso, é preciso saber a base de cálculo que será utilizada. Veja as deduções:
- 7,5% com a base de cálculo de R$ 2.259,21 a R$ 2.828,65. Parcela a deduzir R$ 169,44
- 15% com a base de cálculo de R$ 2.828,65 a R$ 3.751,05. Parcela a deduzir R$ 381,44
- 22,5% com a base de cálculo de R$ 3.751,06 a R$ 4.664,68. Parcela a deduzir R$ 662,77
- 27,5% com a base maior que R$ 4.664,68. Parcela a deduzir R$ 896,00
Outros descontos também podem estar presentes na folha de pagamento, como:
- Vale-transporte: correspondente a até 6% do salário base, utilizado para custear os deslocamentos do trabalhador até o local de trabalho.
- Vale-refeição e vale-alimentação: podem ser descontados parcialmente do colaborador, conforme o acordo coletivo ou a política interna da empresa.
- Faltas e atrasos: quando não justificados, podem ser descontados proporcionalmente, de acordo com a carga horária não cumprida pelo colaborador.
- Adiantamentos salariais: valores antecipados ao colaborador, posteriormente descontados no pagamento final do mês.
- Contribuição sindical: embora não seja mais obrigatória, pode ser descontada caso o trabalhador autorize voluntariamente.
- Plano de saúde e odontológico: caso o colaborador opte pelo benefício, pode haver um desconto proporcional, conforme estipulado em contrato.
- Pensão alimentícia: desconto judicial determinado por decisão legal, aplicado diretamente na folha de pagamento.
Passo a passo: como calcular a folha de pagamento?
Calcular a folha de pagamento exige atenção e conhecimento das obrigações legais e dos descontos aplicáveis. Para aprender como calcular, considere um exemplo fictício de um
salário de R$3 mil mensais.
Nesse cenário, consideramos os descontos:
- FGTS : A empresa deve depositar 8% do salário bruto em uma conta vinculada ao trabalhador. Esse valor não é descontado do salário do colaborador, mas deve ser recolhido pela empresa.
- 8% de R$ 3.000,00 = R$ 240,00
- INSS: A alíquota de contribuição é de 12% para salários entre R$ 2.793,89 e R$ 4.190,83. Portanto:
- 12% de R$ 3.000,00 = R$ 360,00
- Dedução da parcela conforme faixa:
R$ 360,00 - R$ 106,59 = R$ 253,41 - Salário após INSS:
R$ 3.000,00 - R$ 253,41 = R$ 2.746,59
- IRRF: O cálculo do IRRF é feito com base no salário bruto após a dedução do INSS.
- Salário base após INSS: R$ 2.746,59
- Aplicando uma alíquota hipotética de 7,5%:
7,5% de R$ 2.746,59 = R$ 205,99 - Dedução da parcela conforme faixa:
R$ 205,99 - R$ 169,44 = R$ 36,55
- Vale-transporte (caso o colaborador utilize): Até 6% do salário base pode ser descontado:
- 6% de R$ 3.000,00 = R$ 180,00
Resumo dos descontos:
- FGTS (não descontado do salário): R$ 240,00 (depositado pela empresa)
- INSS: R$ 253,41
- IRRF: R$ 36,55
- Vale-transporte: R$ 180,00
Total de descontos: R$ 253,41 + R$ 36,55 + R$ 180,00 = R$ 469,96
Cálculo do salário líquido:
- Salário bruto: R$ 3.000,00
- Total de descontos: R$ 469,96
- Salário líquido: R$ 2.530,04
Importante considerar:
O cálculo do INSS pode apresentar variações em função da alíquota efetiva, que representa o percentual real pago em relação ao salário bruto. No exemplo, o desconto de R$ 253,41 em um salário de R$ 3.000,00 resulta em uma alíquota efetiva de aproximadamente 8,45%.
Além disso, benefícios como vale-refeição, plano de saúde e outros descontos adicionais devem ser considerados no cálculo, conforme as políticas internas da empresa ou os acordos sindicais vigentes.
Portanto, é essencial que o responsável pelo cálculo da folha de pagamento esteja atento às obrigações legais e utilize um sistema de gestão eficiente para evitar erros que comprometam a saúde financeira da empresa e os direitos dos colaboradores.
Integração da Folha de Pagamento com o eSocial: como funciona?
O eSocial é uma plataforma do governo federal criada para unificar e simplificar a prestação de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais. O sistema visa centralizar a comunicação entre empregadores e o governo, reunindo dados que anteriormente eram enviados por diferentes obrigações acessórias em um único ambiente digital.
Com a implementação do eSocial, as empresas são obrigadas a registrar digitalmente todas as informações relacionadas à folha de pagamento,
como salários, descontos, encargos sociais, admissões, desligamentos e eventos periódicos. Isso garante maior transparência, eficiência no processo de fiscalização e conformidade com as obrigações legais.
Além disso, o eSocial contribui para a redução da burocracia e minimiza erros, já que o envio de informações é padronizado e deve ser realizado nos prazos legais estabelecidos. O não cumprimento das obrigações pode acarretar penalidades e multas, tornando essencial que as empresas mantenham seus processos de folha de pagamento atualizados e conforme as exigências do sistema.
Desoneração da Folha de Pagamento: o que é e como funciona?
A desoneração da folha de pagamento é uma política governamental criada para incentivar a geração de empregos e impulsionar o crescimento econômico. Seu objetivo principal é reduzir os encargos trabalhistas das empresas.
Ela permite que empresas de setores específicos substituam a contribuição previdenciária patronal de 20% sobre a folha de pagamento por uma alíquota calculada sobre a receita bruta. Essa mudança pode gerar uma redução significativa nos custos com encargos sociais.
O benefício abrange setores intensivos em mão de obra, como tecnologia da informação, transporte, comunicação e construção civil. Essas áreas são definidas pelo governo e consideradas estratégicas para o desenvolvimento econômico.
Além de reduzir custos, essa medida pode estimular a formalização de empregos e aumentar a competitividade das empresas no mercado. No entanto, sua adoção deve ser avaliada cuidadosamente, considerando as particularidades de cada negócio e o impacto fiscal que pode gerar.
Conte com a ajuda de um profissional especializado!
Como você leu neste artigo, a folha de pagamento é um documento essencial para a empresa e seus colaboradores, não abrindo margem para erros em sua elaboração.
Para evitar futuros problemas para o seu negócio, indicamos que você conte com a ajuda de profissionais especializados, como contadores ou uma boa equipe de RH para realizar o processo mensal.
Lembre-se de priorizar as finanças da sua empresa e estar em dia com as suas obrigações fiscais!
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