A primeira vista, esses termos parecem sinônimos, mas entender a diferença entre custos e despesas é fundamental para o gerenciamento do seu negócio.
Esse conhecimento vai ajudar você a entender corretamente os relatórios, além de auxiliar na leitura de indicadores importantes no acompanhamento das finanças da sua empresa.
Então, se você quer aprender a diferenciar estes termos e melhorar o acompanhamento do seu fluxo de caixa, este artigo é perfeito para você.
Custos e despesas: qual é a diferença?
Tanto custos quanto despesas representam os gastos da empresa. Ou seja, compõe os desembolsos que uma empresa faz. Porém, estes termos são utilizados para referenciar coisas diferentes.
Podemos dizer que uma empresa possui 4 tipos de gastos. São eles:
- Custos;
- Despesas;
- Investimentos;
- Perdas.
É importante você saber que, esses conceitos, não são fixos em relação às empresas. Dependendo do ramo e da atividade que ela exerce, essas definições podem mudar.
Ou seja, o que é custo para uma determinada empresa, para outra pode representar uma despesa.
O que é o custo?
A definição de custo foi firmada pelo pronunciamento NPC 2 do Instituto dos Auditores Independentes do Brasil (Ibracon).
De acordo com ele:
“Custo é a soma dos gastos incorridos e necessários para a aquisição, conversão e outros procedimentos necessários para trazer os estoques à sua condição e localização atuais, e compreende todos os gastos incorridos na sua aquisição ou produção, de modo a colocá-los em condições de serem vendidos, transformados, utilizados na elaboração de produtos ou na prestação de serviços que façam parte do objeto social da entidade, ou realizados de qualquer outra forma.”
Simplificando: custos, são os gastos necessários para executar a principal atividade de uma empresa. E geralmente aparecem atrelados a linha de produção.
Exemplos de custo:
- Gastos com matéria-prima;
- Energia;
- Salário dos colaboradores envolvidos na produção;
- Equipamentos e ferramentas utilizada s nos processos de produção.
Imagine, por exemplo, uma padaria. Seu principal produto é o pãozinho francês. A farinha de trigo é um ingrediente extremamente necessário para a produção do pão. Logo, a aquisição da farinha é um custo.
Leia também: Custo direto e indireto: principais diferenças e dicas de controle
O que é uma despesa?
A despesa é um gasto necessário e que normalmente está ligado a geração de receita para o seu negócio. Mas, diferente do custo, ele não está atrelado à sua linha de produção. Ele aparece no seu orçamento de forma secundária.
Ainda pensando na nossa padaria, se considerarmos, vendedores, gastos com armazenamento e internet, estamos pensando em despesas.
Porque sem estes gastos ainda é possível seguir com a linha de produção.
Exemplos de despesa:
- Aluguel;
- Internet;
- Telefone;
- Gastos com delivery;
- Materiais que não sejam insumo (como materiais de escritório);
- Pró-labore;
- Comissão de vendedores;
- Impostos;
- Salários de funcionários que não trabalham na cadeia produtiva.
Classificações das despesas
Dando uma olhadinha na lista de despesas que citamos acima, você deve ter percebido que a frequência de algumas delas diverge e outras podem ser inesperadas. Sendo assim podemos dizer que as despesas são classificadas como:
Despesas fixas:
Despesas fixas, são aquelas que fazem parte do grupo de despesas previsíveis. Dentre elas podemos incluir: salários, impostos, aluguéis, contas (água, luz, telefone) e etc.
Despesas extraordinárias:
Ao contrário das despesas fixas, são consideradas despesas extraordinárias aquelas que são pagas pela empresa de forma aleatória ou sem qualquer previsibilidade.
Nesta categoria consideramos gastos como multas e encargos, gastos com processos, reparação de problemas eventuais e etc.
Por que é importante gerenciar as suas despesas e custos?
Imagine que a sua padaria está crescendo e você decide comprar mais um forno para dar conta da demanda.
Ele custa R$3.000,00 e será parcelado em 10 vezes de R$300,00. Ou seja, todo mês, uma parte do dinheiro do seu negócio vai ser destinado a esta prestação.
É algo previsível para você.
No entanto, na primeira semana de uso um funcionário comete um erro e danifica o forno. Então agora além da prestação, você também precisa garantir que terá o necessário para arcar com os custos do conserto.
Quando a sua empresa tem bons administradores e uma boa ferramenta de gestão financeira, fica fácil visualizar como esses imprevistos vão impactar o seu fluxo de caixa.
Como gerenciar custos e despesas online?
Sistemas de gerenciamento financeiro são uma excelente opção para quem deseja organizar os lançamentos de custos e despesas empresariais.
No Contas Online você conta com a praticidade de fazer o registro automático das contas periódicas. Basta configurar tudo o que você lança repetidamente e deixar que o sistema inclua na data especificada.
Além disso, você também pode acompanhar gastos e despesas individualmente ao organizá-los por categorias.
Desta forma, você consegue visualizar seus lançamentos de maneira agrupada e sem complicações.
Além da opção de níveis, é possível adicionar uma cor específica para cada categoria principal ou individual, facilitando a sua organização.
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