Uma empresa com um controle financeiro bem estruturado possui grandes chances de crescer de forma significante no mercado. Pensando nisso, preparamos 5 dicas muito importantes de controle de notas fiscais para MEIs e pequenas empresas para você aplicar em seu negócio. Acompanhe!
Entenda a importância do controle de notas fiscais
Em primeiro lugar, o controle de notas fiscais recebidas é importante para a saúde financeira da empresa.
Isso ocorre porque o gerenciamento desses documentos permite que o empresário compreenda os lucros e as perdas do negócio.
Dessa forma, é possível estabelecer pontos de melhoria e traçar uma rota estratégica.
Além disso, realizar o controle de notas fiscais de forma eficiente é uma forma de estar em dia com a Receita Federal — o órgão faz um controle rigoroso das informações prestadas.
Portanto, se a sua empresa estiver com alguma falta de dados, ela pode receber multas e penalidades.
Em pequenas empresas, a infraestrutura do negócio é mais enxuta. Ou seja, é muito comum que o próprio gestor do negócio se responsabilize pelo controle financeiro.
Nesses casos, a atenção deve ser redobrada.
Pensando nessa infraestrutura, separamos 5 dicas essenciais para MEIs e pequenas empresas para realizar o controle de notas fiscais de forma correta.
Confira:
1. Controle a emissão e o recebimento de notas fiscais
Além de gerar credibilidade, a nota fiscal é um documento que comprova a venda ou serviço prestado.
No Brasil, as notas fiscais eletrônicas e as notas fiscais impressas devem ser mantidas por no mínimo cinco anos.
Caso ocorra fiscalização em sua empresa e não houver todos os documentos fiscais, poderá ser aplicada multa ou penalizações.
Por isso, é preciso criar o hábito do controle de notas fiscais.
Você pode catalogar os documentos de acordo com a data de emissão ou recebimento ou até mesmo de acordo com a empresa emissora ou destinatária.
Com o sistema de gerenciamento financeiro do Contas Online é possível organizar todas as NFs de forma online.
2. Defina um responsável para o serviço de receber e emitir as notas fiscais
Sabemos que uma empresa pode ter inúmeros profissionais, sendo cada um especializado em uma determinada função.
Por isso, delegue a função do controle de notas fiscais para um profissional qualificado ou departamento específico.
Além disso, invista em treinamentos constantes para manter a sua equipe sempre atualizada sobre as mudanças das áreas fiscal e tributária.
3. Fique atento aos prazos das notas fiscais
Estar atento e cumprir os prazos das notas fiscais é uma tarefa imprescindível.
Essa prática evita problemas com a fiscalização, fornecedores e até mesmo clientes.
Para ter um controle de notas fiscais, é necessário criar uma rotina de verificação das datas de pagamento.
Essa pré-organização ajuda a manter as contas atualizadas e evita que a empresa receba multas e penalizações.
4. Tenha uma boa relação com fornecedores e clientes
Invista em uma boa relação com os seus clientes e fornecedores.
Dessa forma, você consegue uma comunicação transparente e honesta.
Caso alguma nota fiscal precise ser cancelada ou alterada, é possível resolver de forma clara e rápida.
5. Use a tecnologia ao seu favor
Automatize o controle de notas fiscais com o sistema de gerenciamento online e totalmente personalizável do Contas Online!
Ao optar por essa opção, é possível ter uma visão mais ampla das receitas e despesas da empresa e, se necessário, criar estratégias de melhoria.
Além disso, você facilita a fiscalização e a rotina dos colaboradores da sua empresa que lidam com as notas fiscais.
A organização permite um controle eficiente de notas fiscais e acesso fácil aos arquivos, evitando perda de tempo ou o risco de perder documentos importantes.
Com o Contas Online, o seu controle de nota fiscal fica mais prático e eficiente.
