Se você é empreendedor ou atua na área, provavelmente já ouviu falar do termo “certificado digital”, não é mesmo? O documento funciona basicamente como uma assinatura digital para pessoas físicas e jurídicas e, nesse sentido, é fundamental que as empresas saibam como emitir esse certificado de forma correta.
Ao contrário de outros negócios, o certificado digital para MEI sofre algumas alterações, não sendo de uso obrigatório em todos os casos.
Pensando em te manter informado sobre o assunto, elaboramos este artigo com as principais informações do documento para os Microempreendedores Individuais: para que serve, quando deve ser realizado e como emiti-lo. Acompanhe a leitura!
O que é certificado digital para MEI?
De maneira simplificada, dizemos que o certificado digital é um arquivo eletrônico que pode ser vinculado a diferentes documentos e transações digitais, funcionando, basicamente, como uma assinatura virtual.
A finalidade do certificado digital é identificar uma pessoa física ou jurídica em ambientes digitais e, no caso do Microempreendedor Individual (MEI), esse certificado é um dos métodos mais seguros para a emissão de notas fiscais e a realização de qualquer outro procedimento eletrônico.
Basicamente, o certificado digital funciona como uma carteira de identidade visual e, com o documento, não é necessário reconhecimento de firma, permitindo, então, negociações e transações à distância.
Leia também: Nota Fiscal: O que é e como emitir corretamente
O certificado digital é obrigatório para MEI?
Ao contrário do que muitas pessoas pensam, o Microempreendedor Individual não tem obrigação de possuir um certificado digital. Contudo, o documento é obrigatório na maioria dos estados em casos de fornecimento de Nota Fiscal, quando a venda de um produto ou serviço for realizado diretamente com uma pessoa jurídica.
É importante reforçar que cada prefeitura e/ou governo estadual possui um método para transações. Portanto, é necessário que você consulte o órgão responsável para entender a obrigatoriedade desse documento.
Uma vez que o certificado digital funciona como uma assinatura virtual, o documento garante a validade dos contratos, como a emissão de nota fiscal, declaração de Imposto de Renda e outros procedimentos de forma segura.
Os tipos de certificados digitais
É importante entender que existem dois tipos de certificado digital. Apesar de ambos executarem a mesma função de trazer segurança para operações online, eles se enquadram melhor dependendo da natureza do negócio que será utilizado pelo MEI. São eles:
- Certificado digital A1: arquivo digital que fica armazenado em dispositivos como tablets e smartphones, tendo validade de até 1 ano e disponível tanto para pessoas físicas quanto pessoas jurídicas que precisam emitir nota fiscal eletrônica.
- Certificado digital A3: armazenado em estrutura física, como token ou cartão. Possui validade de até cinco anos e pode ser inserido em qualquer dispositivo eletrônico.
O melhor tipo para MEI depende não só dos custos e das formas de pagamento, como também da sua compatibilidade com o sistema de emissão de notas fiscais e a realidade do microempreendedor.
Vantagens do certificado digital para MEI
No caso dos Microempreendedores Individuais que prestam serviços para outros negócios, optar pelo certificado digital pode ser uma excelente opção por garantir os seguintes benefícios:
1. Mais segurança
Como citamos anteriormente, o certificado digital oferece mais segurança e gera autenticidade das transações na internet, comprovando a identidade do MEI no ambiente online. Dessa forma, o número de fraudes é reduzido drasticamente.
2. Menos burocracia
Outra grande vantagem do certificado digital para MEI é que o documento acaba com a burocracia, dando muito mais praticidade para ambas as partes.
Neste certificado, o MEI pode assinar o documento de forma online em todo território nacional, sem precisar se deslocar para fazer a assinatura pessoalmente, otimizando tempo e dinheiro.
3. Acesso a serviços online do governo
O certificado digital para MEI permite, ainda, que o empresário cumpra com obrigações fiscais e tributárias de forma online, liberando o acesso a sites como o e-CAC e e-Social.
Como adquirir um certificado digital para MEI?
O certificado digital para MEI pode ser obtido através do CPF do microempreendedor ou do CNPJ da empresa. O documento não é emitido diretamente através da Receita Federal, e sim com uma Autoridade Certificadora (AC) — instituições como a Caixa Econômica e o Serasa oferecem alguns tipos de certificados digitais.
Basicamente, os principais passos são:
- Encontrar a Autoridade Certificadora com autorização do governo para emitir o certificado digital. A lista completa está disponível aqui.
- Escolher o tipo de certificado desejado (A1 ou A3), ambos disponíveis no site da Autoridade Certificadora.
- Agendar um horário com a AC para a realização do cadastro biométrico, com cadastro de fotos, digitais e apresentação de documentos requeridos no site da Autoridade Certificadora. No geral, os documentos são: Documento de Identificação (CNH ou RG) e Certificado da Condição de Microempreendedor Individual (CCMEI).
- Após análise e aprovação dos documentos pela AC, o certificado digital para MEI poderá ser acessado a partir de uma explicação detalhada da Autoridade Certificadora para o e-mail do microempreendedor.
Em relação aos valores, é importante reforçar que adquirir o certificado digital é um serviço pago. Contudo, assim como as regras para esse documento, os valores também podem ser alterados não só de estado para estado, como também entre Autoridades Certificadoras.
Para a renovação do certificado digital, basta acessar o site da Autoridade Certificadora escolhida e solicitar o processo.
